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Zunächst das Erfreuliche:

Bei Belegen in Papierform ändert sich nichts. Nach wie vor besteht die Pflicht, diese zehn Jahre aufzubewahren. Eine Pflicht, diese Belege digital zu archivieren wurde glücklicher Weise nicht eingeführt.

Liegt ein Dokument originär in Digitalform vor, z.B. Emails, Rechnungen per Email usw., müssen diese auch digital archiviert werden. Die bisher häufig angewandte Praxis, digitale Dokumente einfach auszudrucken und abzuheften ist nun nicht mehr ausreichend.

Diese Regelung gilt auch für Ihre Ausgangsrechnungen. Solche müssen sogar mit einer digitalen Signatur versehen und anschließend archiviert werden. Nur derart aufbereitete digitale Ausgangsrechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Sprechen Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister rechtzeitig darauf an. Wer den Anforderungen nicht entspricht ist wie bisher verpflichtet, Rechnungen in gedruckter Form zu versenden.

Und ein weiterer Punkt ändert sich:

• Einen unmittelbaren Einblick in Ihre Unterlagen zu gewähren, auch unter Ausnutzung der Hard- und Software vor Ort. Allerdings brauchen Sie nur einen Lesezugriff zu gewähren.
• Einen mittelbaren Einblick in die Unterlagen zu gewähren, durch Bereitstellung eines Mitarbeiters, der Auswertungen erstellt und den Prüfer in die Software einweist.
• Unterlagen auf einem Datenträger zu überlassen. Nach der Prüfung sind diese Datenträger zurückzugeben und alle Speicherungen vom Prüfer zu löschen.

Es können auch alle drei Varianten kombiniert werden. Ein Online-Zugriff muss allerdings nicht gestattet werden. Die Kosten für Auswertungen und Datenträger müssen Sie tragen.

Auch interessant ist, dass kein Verwertungsverbot besteht, d.h. alle übergebenen Daten dürfen vom Prüfer verwertet werden, auch wenn sie steuerlich nicht relevant sind, bzw. mit dieser Prüfung gar nicht in Zusammenhang stehen. Der Prüfer hält hier alle Trümpfe in der Hand. Er ist weder verpflichtet, seine Prüfungen zu protokollieren, noch muss er die Auswertungshistorie herausgeben. Diese Regelungen gelten seit 2002, der Prüfer kann aber in Sonderfällen, welche das sind wird sich erst noch zeigen müssen, eine Nacharchivierung anordnen. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr gilt die Regelung erst ab dem Wirtschaftsjahr, das in 2002 beginnt.

Ursprünglich sollten diese Regelungen für alle Firmen gelten, es wurde jedoch eine Verhältnismäßigkeit eingeführt. Dies durch einen Zusatz: "abhängig von der Größe der Firma". Das ist natürlich überaus schwammig. Und um die ganze Angelegenheit noch ein wenig aufwändiger zu machen, besteht auch hier die zehn jährige Aufbewahrungsfrist.

Das hört sich erst mal nicht schlimm an aber denken Sie doch einmal daran, mit welchem Betriebssystem Sie vor zehn Jahren gearbeitet haben. Das war bestenfalls Windows 3.11, machen Sie mal Ihr heutiges Buchhaltungssystem unter DOS oder Windows 3.11 lauffähig. Hier sind also neue Wege in der Technik gefragt.

Kunden von HDBS haben damit natürlich keine Probleme. Die Leistungsfähige Software aus dem Hause Datac, die von HDBS eingesetzt wird, ist schon heute in der Lage, die gesamte Buchhaltung auf eine CD zu brennen, welche dem Betriebsprüfer einfach übergeben werden kann. Er hat somit vollen Lesezugriff und auf Grund des einfachen und voll Datev konformen Aufbaus, hat er auch keine Probleme, damit zu recht zu kommen. Sie sehen, HDBS erfüllt die neuesten gesetzlichen Richtlinien schon bevor sie in Kraft treten. Selbstverständlich stellen wir Ihnen diesen Datenträger auch gern selbst zur Verfügung, so behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Buchhaltung. Die Software aus dem Hause Lexware beherrscht die Regelungen auch, fragen Sie Ihren Softwarehersteller, ob auch Ihre Software diese gesetzlichen Bestimmungen erfüllt.

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