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1.Rechnungen richtig archivieren

Um keine Fehler bei der Archivierung zu machen sollten die Grundlagen der Rechnungsübermittlung und Archivierung beachtet werden. Demnach müssen Rechnungen in der Form archiviert werden, in der Sie ausgestellt und übermittelt wurden. Darüber hinaus besteht für den Unternehmer eine Aufbewahrungspflicht von i.d.R. 10 Jahren.

Per Mail verschickte, also elektronische Rechnungen (z.B. im PDF Format) müssen also auch im „originalen“ elektronischen Format archiviert werden. Eine Kopie zu drucken ist zwar ok, aber nicht das vom Finanzamt im Zweifel benötigte „Original“. Dabei ist zunächst nicht wichtig, ob die Rechnung per Download, EDI Verfahren oder per E-Mail übermittelt und zur Verfügung gestellt wird.

Für Rechnungen in Papierform gilt, dass die Archivierung ebenfalls in Papierform vorliegen muss. In beiden Fällen muss der Rechnungssteller als Steuerpflichtiger die Rechnungsdaten vor Verlust, Beschädigung oder Manipulation schützen und Revisions- und Datensicherheit im Sinne der GoBS prüfen und gewährleisten. Dazu zählen:

•    Prüf-, Beleg-, und Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Datensicherheit und der internen Kontrollen und Dokumentation der Aufbewahrungsfristen.
•    Die gespeicherten Daten müssen unverzüglich zugänglich gemacht werden können.
•    Es muss das Archivierungskonzept für elektronische Rechnungen beachtet werden (z.B. digitale Signaturen)

Damit ist gemeint, dass Rechnungen nicht verloren oder manipuliert werden dürfen oder oder dies nicht nachvollziehbar ist. Auch das Speichermedium selbst muss Veränderungsprozesse dokumentieren und mindestens 10 Jahre verfügbar sein.

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2.Rechnungen digital signieren

Am 1.7.2011 sollte das Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend in Kraft treten und damit von der Pflicht entbinden, elektronische Rechnungen digital signieren zu müssen. Das Gesetz wurde jedoch überraschend am 8.7.2011 vom Bundesrat vorerst abgelehnt.

Mit der Gesetzesänderung sollte der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG so geändert werden, dass die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt ist. Die Echtheit und Unversehrtheit müsste in dem Fall nicht mehr mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden. Ein innerbetrieblicher Prüfpfad würde ausreichen.


Wen betrifft diese Regelung?

Die rechtliche Grundlage liefert der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Die Gültigkeit der Rechnung bezieht sich demnach nicht darauf, die Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen, sondern nur, ob die Vorsteuer der Rechnung geltend gemacht werden kann. Unternehmer, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, oder bestimmte Berufsgruppen, die keine Umsatzsteuer berechnen und auch keine Vorsteuer abziehen können, sind nicht betroffen. Ausgenommen sind z.B. auch Spendenquittungen, die unabhängig des Gesetzes signiert werden müssen. Betroffen von dieser Regelung sind also alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Selbstständige.

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3.Pflichtangaben auf einer Rechnung beachten

Was für viele selbstverständlich ist, ist für andere eine typische Fehlerquelle. Der Gesetzgeber definiert in §14 UStG , welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Dazu zählen:

• Steuernummer (erhält jeder beim Finanzamt, ebenso wie Informationen zu Ausnahmeregelungen)
• Leistungsentgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Umfang und Art der Leistung
• Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
• Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
• Beim Versand per Mail muss das Dokument eine Digitale Signatur enthalten
• Optional: einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen (z.B. zahlbar bis...) einfügen.

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4.Was ist weiterhin zu beachten?

Der E-Mail Versand von Rechnungen soll den Dokumentenverkehr vereinfachen. Dennoch bleiben verschiedene Vorschriften erhalten, die zwingend eingehalten werden müssen. Dazu zählen:

• Die Echtheit der Rechnungsherkunft. Das bedeutet, dass jeder Rechnungsaussteller eindeutig identifizierbar sein muss (z.B. durch Angaben auf der Rechnung, Steuernummer, etc.).
• Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes. Gemeint ist, dass die Rechnung während der Übermittlung nicht geändert werden kann. Derzeit gibt die digitale Signatur noch die Sicherheit.
• Die Lesbarkeit der Rechnung. Sollten spezielle Programme erforderlich sein um die Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hin gilt, dass der Rechnungsempfänger nach wie vor der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen muss (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Wer also seine Rechnungen per E-Mail verschickt, egal ob digital signiert oder nicht, der muss zumindest das stillschweigende Einverständnis seine Kunden haben. Solange der Rechnungsempfänger die Rechnungen nichts bemängelt, gilt dies bereits als stillschweigende Zustimmung. Eine besondere Form der Zustimmung ist nicht nötig.


Wer diese Hinweise beachtet, dem steht beim elektronischen Rechnungsversand nichts mehr im Wege. Rechnungen per Mail zu verschicken ist außerdem eine sehr günstige und schnelle Alternative. Eine Signatur kann bereits ab 10 Cent erstellt werden und funktioniert einfach per Knopfdruck.

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5.Autor

Christian Häfner ist Geschäftsführer bei FastBill, einer web-basierten Lösung für einfache und schnelle Rechnungsstellung und Projektabrechnung kleiner Unternehmen und Selbstständiger. Mit seinem Team verfolgt er die Vision des papierlosen und schlanken Office, um mehr Zeit und Flexibilität für das Kerngeschäft zu ermöglichen.

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