Immer mehr Unternehmer speichern die geschäftliche Korrespondenz, die Ein- und Ausgangsrechnungen und andere Geschäftsdokumente in elektronischer Form ab.
Hierzu hat der Bundesfinanzhof jetzt entschieden, dass eingescannte Ein- und Ausgangsrechnungen im Falle einer Außenprüfung dem Prüfer
per Bildschirm lesbar zur Verfügung stehen müssen. Dieser Verpflichtung kann der Steuerpflichtige auch nicht durch Ausdruck der entsprechenden Belege entgehen. (
§200 Abs.1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs.5 AO)
Gem.
§147 Abs.6 AO erstreckt sich der Datenzugriff der Finanzverwaltung auf die
gesamte Finanzbuchhaltung. Eine Sperrung bestimmter Konten oder elektronisch archivierten Daten steht dem Steuerpflichtigen nicht zu.
Das
Einscannen und digitalisieren der Belege (z.B. im .pdf Format) ist eine
zulässige Art der
Archivierung. Dies bedeutet, dass nach der elektronischen Archivierung die Originale vernichtet werden
können.
Gleiches Gilt auch für Handels- und Geschäftsbriefe.
Voraussetzung ist allerdings, dass die Archivierung den
Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, die elektronische Wiedergabe der Daten
bildlich mit dem Original übereinstimmt und das die elektronischen Daten
unveränderbar, jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar (
§147 Abs.2 Nr.2 AO) sind.
Das Urteil:
BFH v. 26.09.2007 - I B 53, 54/07
