Zuordnung von Kosten f. Fachliteratur - und mehr

[fmh1979]

Hallo zusammen,

ich hab mal wieder die eine oder andere Frage an der ich gerade verzweifel:

Ich arbeite als exam. Altenpfleger in Teilzeit und zusätzlich als freiberufl. Dozent an einer Altenpflegeschule. Nun kaufe ich mir immer wieder Fachliteratur, welche ich zwangsläufig für beide Tätigkeiten brauche, da ich die Inhalte sowohl für meine tägliche Arbeit im Pflegeheim brauche als auch für die Vermittlung von Wissen an der Altenpflegeschule.

Wo ordne ich diese Kosten denn nun besser zu?! Als Werbungskosten für die Angestelltentätigkeit oder als Ausgaben f. Fachliteratur bei der freiberuflichen Tätigkeit? Spielt das überhaupt eine Rolle?

Und eine weitere Frage: Ich habe ein privates Handy, welches ich aber auch für die freiberufliche Tätigkeit nutze. Der Großteil der Kosten entsteht aber in der Regel durch private Nutzung, jedoch sind auch Gesprächskosten dabei, die durch die freiberufliche Tätigkeit entstanden sind. Ich möchte die Kosten eigentlich nicht über den Einzelgesprächsnachweis nachweisen, kann ich dann z.B. einfach pauschal 15% o.ä. ansetzen oder muss ich hierfür auch erst den Durchschnitt aus drei Monaten nachweisen?!

Und wenn ich schon dabei bin noch eine weitere vielleicht sehr blöde Frage: Durch die freiberufliche Tätigkeit entstehen mir auch Fahrtkosten, hierfür führe ich ein Fahrtenbuch. Einen Teil der Fahrtkosten kriege ich zusätzlich zu meinem Honorar erstattet, jedoch sind es "nur" 16ct, also bleibt noch ein Rest den ich als Ausgaben zu verbuchen habe. Wie datiere ich denn nun diese Ausgaben?! Die Erstattung erfolgt nach Rechnungsstellung, meist so um den 05. des Folgemonats. Kann ich die Kosten dann z.B. immer zum Letzten des Monats verbuchen und dann eben die Einnahmen zum Zeitpunkt der Rechnungsgutschrift? Bzw. wann entstehen denn dann die Fahrtkosten im Sinne des Abflussprinzips? Mit Bezahlung der Kreditkartenabrechnung auf der die Tankkosten zu sehen sind?

Vielen Dank im voraus für Eure Antworten und sorry für die vielleicht tlw. blöden Fragen...

Gruss
fmh1979

[thomastt]

Ich kann Dir nur berichten wie ich es in der Praxis machen würde:

Fachliteratur:
Die Zuordnung spielt eine Rolle. Als Betriebsausgabe hast Du ja ggf. den Vorsteuerabzug (falls Du zur Umsatzsteuer optiert hast). Zudem hast Du bei Deiner angestellten Tätigkeit ja einen Freibetrag für Werbungskosten. Kommst Du da überhaupt drüber? Wichtig für die Entscheidung ist aber natürlich welcher Tätigkeit diese Literatur zuzuordnen ist und nicht was finanziell günstiger ist!

Handy:
Kann ich Dir nichts dazu sagen. Ich habe ein Geschäftshandy und ein Privathandy und setzte somit 100% des Geschäftshandys an.

Reisekosten:
So wie Du es schilderst ist es Dein Privatwagen oder? In dem Fall spielt es keine Rolle wann der Sprit bezahlt wird. Dies wäre nur bei einem Geschäftswagen so. Meine Reisekostenabrechnungen (30ct + Tagespauschale) sind jeweils auf den letzten des Monats datiert.

Die "Einnahmen" (diese 16ct) werden ganz normal (unabhängig von Deiner Reisekostenabrechnung) als Betriebseinnahme verbucht. Je nachdem ob Du nach Soll- oder Zahldatum buchst dann eben das Datum Deiner Rechnung oder das Datum der Zahlung.

Beachte aber, dass diese Erstattung (meiner Ansicht nach!) eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme ist (falls Du zur Umsatzsteuer optiert hast). Sind also entweder 16ct + Mwst. = 19,04ct oder 16 incl. Mwst = 13,45ct. 16ct einfach ohne Betrachtung der Mwst. geht soweit ich das beurteilen kann nicht. Ich weiss jetzt nicht wie da Deine Rechnung aussieht.

[fmh1979]

Hallo thomastt,

besten Dank für Deine Antwort.

Fachliteratur:
Die Zuordnung spielt eine Rolle. Als Betriebsausgabe hast Du ja ggf. den Vorsteuerabzug (falls Du zur Umsatzsteuer optiert hast). Zudem hast Du bei Deiner angestellten Tätigkeit ja einen Freibetrag für Werbungskosten. Kommst Du da überhaupt drüber? Wichtig für die Entscheidung ist aber natürlich welcher Tätigkeit diese Literatur zuzuordnen ist und nicht was finanziell günstiger ist!

Den Aspekt mit dem Freibetrag aus der Angestelltentätigkeit hab ich tatsächlich ganz vergessen. Da werde ich wohl eher nicht drüber kommen, da ich für 2007 ausser Fachliteratur eigentlich kaum Aufwendungen hatte. Somit würde die Zuordnung zur freiberuflichen Tätigkeit - finanziell gesehen - eigentlich mehr Sinn ergeben. Die Frage der korrekten Zuordnung ist so eine Sache: Die Fachliteratur bringt mir sowohl für meine Angestelltentätigkeit als auch für die freiberufliche Tätigkeit etwas, da die Inhalte für beide Tätigkeiten notwendig und sinnvoll sind, wobei sich in der Theorie mehr vermitteln lässt als ich in der täglichen Praxis tatsächlich umsetzen kann. Daher tendiere ich eher dazu, die Fachliteratur als Wissensaktualisierung für meine freiberufliche Tätigkeit an der Altenpflegeschule zu sehen. Kann das Finanzamt mir da irgendwie einen Strick draus drehen und mir unterstellen, dass die Bücher nur für die Angstelltentätigkeit Sinn machen (was aus meiner Sicht aber definitiv nicht der Fall ist)?!

Handy:
Kann ich Dir nichts dazu sagen. Ich habe ein Geschäftshandy und ein Privathandy und setzte somit 100% des Geschäftshandys an.

Ok, da werd ich mir noch was überlegen. Ich denke, dass die tatsächlichen Kosten für die freiberufliche Tätigkeit so einen geringen Umfang einnehmen, dass ich die Kosten einfach unter den Tisch fallen lasse... Da ist es mir dann schon fast zu viel Arbeit mir irgendwas raus zu rechnen ;-)

Reisekosten:
So wie Du es schilderst ist es Dein Privatwagen oder? In dem Fall spielt es keine Rolle wann der Sprit bezahlt wird. Dies wäre nur bei einem Geschäftswagen so. Meine Reisekostenabrechnungen (30ct + Tagespauschale) sind jeweils auf den letzten des Monats datiert.

Ich datiere bisher auch immer einfach auf den letzten des Monats, macht für mich auch irgendwie Sinn. Also werd ich das einfach mal so weitermachen und nächstes Jahr sehen was das FA spricht ;-)

Die "Einnahmen" (diese 16ct) werden ganz normal (unabhängig von Deiner Reisekostenabrechnung) als Betriebseinnahme verbucht. Je nachdem ob Du nach Soll- oder Zahldatum buchst dann eben das Datum Deiner Rechnung oder das Datum der Zahlung.

Beachte aber, dass diese Erstattung (meiner Ansicht nach!) eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme ist (falls Du zur Umsatzsteuer optiert hast). Sind also entweder 16ct + Mwst. = 19,04ct oder 16 incl. Mwst = 13,45ct. 16ct einfach ohne Betrachtung der Mwst. geht soweit ich das beurteilen kann nicht. Ich weiss jetzt nicht wie da Deine Rechnung aussieht.

Also, diese 16ct sind ein Posten meiner Gesamtrechnung, d.h. ich habe Betrag X als Honorar und Betrag Y als Reisekosten, der Gesamtbetrag wird gezahlt und von mir mit Zahldatum als Einnahme verbucht. Das Honorar ist nach §4 Nr. 21b UStG steuerfrei, irgendwie habe ich das den Fahrtkosten bisher auch einfach unterstellt (zur Umsatzsteuer habe ich nicht optiert). Da werde ich mich wohl mal noch schlau machen müssen, wie das mit den Fahrtkosten aussieht oder ob die irgendwie in das Gesamthonorar mit reinfallen...

Vielen Dank auf jeden Fall für Deine Antwort, damit hast Du mir schon wieder ein Stück weiter geholfen :-)

[thomastt]

Also, diese 16ct sind ein Posten meiner Gesamtrechnung, d.h. ich habe Betrag X als Honorar und Betrag Y als Reisekosten, der Gesamtbetrag wird gezahlt und von mir mit Zahldatum als Einnahme verbucht. Das Honorar ist nach §4 Nr. 21b UStG steuerfrei, irgendwie habe ich das den Fahrtkosten bisher auch einfach unterstellt (zur Umsatzsteuer habe ich nicht optiert). Da werde ich mich wohl mal noch schlau machen müssen, wie das mit den Fahrtkosten aussieht oder ob die irgendwie in das Gesamthonorar mit reinfallen...

Wenn Du nicht zur Umsatzsteuer optiert hast dann stellst Du ja eine Rechnung in etwa so:

Leistung xyz, erbracht am 27.12.2007 400 Euro
Fahrtpauschale 50km a 16ct 8 Euro
--------------------------------------------------------
408 Euro

Ob nun die 8 Euro durch § 19 I UStG gedeckt sind oder auch unter §4 Nr. 21b UStG fallen kann ich Dir leider auch nicht sagen. Mit dem §4 hatte ich bisher nichts zu tun.

Da Du aber nicht zur Umsatzsteuer optiert hast (und somit auch hoffentlich unter den dafür maßgeblichen Umsatzzahlen bist) stellt Du die 8 Euro ja auf jeden Fall ohne Mwst. in Rechnung. Ob es relevant ist dass diese nach §19 oder §4 Umsatzsteuerfrei sind kann ich nicht beantworten.

Du müsstest ja aber auf jeden Fall auf Deinen Rechnungen einen entsprechenden Vermerk "Umsatzsteuerbefreit nach ...." haben.

[fmh1979]

Wenn Du nicht zur Umsatzsteuer optiert hast dann stellst Du ja eine Rechnung in etwa so:

Leistung xyz, erbracht am 27.12.2007 400 Euro
Fahrtpauschale 50km a 16ct 8 Euro
--------------------------------------------------------
408 Euro

Ob nun die 8 Euro durch § 19 I UStG gedeckt sind oder auch unter §4 Nr. 21b UStG fallen kann ich Dir leider auch nicht sagen. Mit dem §4 hatte ich bisher nichts zu tun.

Da Du aber nicht zur Umsatzsteuer optiert hast (und somit auch hoffentlich unter den dafür maßgeblichen Umsatzzahlen bist) stellt Du die 8 Euro ja auf jeden Fall ohne Mwst. in Rechnung. Ob es relevant ist dass diese nach §19 oder §4 Umsatzsteuerfrei sind kann ich nicht beantworten.

Du müsstest ja aber auf jeden Fall auf Deinen Rechnungen einen entsprechenden Vermerk "Umsatzsteuerbefreit nach ...." haben.

Hallo Thomas,

ja, meine Rechnungen sehen im Endeffekt so aus wie Du oben geschildert hast. Einmal das Honorar für den Monat X und dazu eben die Fahrtkosten. Auf den Rechnungen ist natürlich auch jedesmal der Hinweis, dass die Beträge gem. § soundso steuerfrei sind. Wegen den Fahrtkosten werden ich mal meinen freundlichen Ansprechpartner im FA nerven. An den maßgeblichen Gesamtumsatz von 17.500 Euro im Vorjahr bzw. 50.000 Euro im lfd. Jahr komm ich (leider) nicht ran, ist mir aus steuertechnischer Sicht aber eigentlich auch lieber, da ich es mit diesem ganzen Steuerkram einfach nicht so hab ;-)

So langsam komm ich dann doch ins üblegen, ob ich mir für die erste Steuererklärung (bzw. die erste Steuererklärung mit freiberufl. Tätigkeit) nicht doch einen Fachmann / Fachfrau suche, damit mir die grundlegenden Sachen zumindest nochmal richtig klar werden...

Gruss,
fmh

[junimond]

Nur noch eine Nachfrage:
Bist du bei deiner freiberuflichen Tätigkeit nur USt frei wegen der Umsatzgrenze (also weniger als 17500€ pro Jahr) oder ist diese Tätigkeit im Rahmen einer Lehrtätigkeit von der USt befreit?
Es gibt ja bestimmte Lehrtätigkeiten (wie z.b. meine Tätigkeit als Instrumentallehrer an einer Musikschule), die grundsätzlich von der USt befreit sein können und dann greift nämlich für Nebenkosten die Regel: die Hauptleistung bestimmt die Nebenleistung, d.h. Haupttätigkeit "Lehre" USt frei, dann auch automatisch die Nebenkosten, hier Fahrtkostenerstattung, USt frei, unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes.
Allerdings darf man dann auch aus Betriebsausgaben, die im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit stehen keine Vorsteuer geltend machen...
Ich weiß nicht, ob das hier überhaupt von belang ist, wollte ich aber nur mal so anmerken...

[fmh1979]

Nur noch eine Nachfrage:
Bist du bei deiner freiberuflichen Tätigkeit nur USt frei wegen der Umsatzgrenze (also weniger als 17500€ pro Jahr) oder ist diese Tätigkeit im Rahmen einer Lehrtätigkeit von der USt befreit?
Es gibt ja bestimmte Lehrtätigkeiten (wie z.b. meine Tätigkeit als Instrumentallehrer an einer Musikschule), die grundsätzlich von der USt befreit sein können und dann greift nämlich für Nebenkosten die Regel: die Hauptleistung bestimmt die Nebenleistung, d.h. Haupttätigkeit "Lehre" USt frei, dann auch automatisch die Nebenkosten, hier Fahrtkostenerstattung, USt frei, unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes.
Allerdings darf man dann auch aus Betriebsausgaben, die im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit stehen keine Vorsteuer geltend machen...
Ich weiß nicht, ob das hier überhaupt von belang ist, wollte ich aber nur mal so anmerken...

Hallo junimond,

vielen Dank für diese Nachfrage! Damit hast Du mir auch ein riesen Stück weitergeholfen.

Mein Honorar ist aufgrund der Lehrtätigkeit umsatzsteuerfrei (das ist dieser §4 Nr.21b UStG) und nicht wg. der Umsatzgrenze. Wenn die Hauptleistung dann die Nebenleistung bestimmt wäre das mit den Fahrtkosten auch schon geklärt - DANKE :-)

Das mit den Ausgaben war mir aber wenigstens schon klar und ich bin sogar froh, dass ich da keine Vorsteuer geltend machen darf - sonst müsste ich mir da ja auch noch überlegen wie das überhaupt funktioniert *lach*

[thomastt]

An den maßgeblichen Gesamtumsatz von 17.500 Euro im Vorjahr bzw. 50.000 Euro im lfd. Jahr komm ich (leider) nicht ran, ist mir aus steuertechnischer Sicht aber eigentlich auch lieber, da ich es mit diesem ganzen Steuerkram einfach nicht so hab ;-)

Ob es mit der USt-Befreiung wirklich einfacher ist als ohne weiss ich manchmal nicht so recht. Ich bereue nicht dass ich zur Ust optiert habe. Mal abgesehen davon dass ich nach dem Gründsjahr sowieso keine andere Chance mehr gehabt hätte. Auch die Änderung wenn man dann mal Ust-pflichtig wird kann ja kommen und dann hat man das so gemacht und muss dann wieder umsatteln. Ich weiss nicht so recht.

Von Vorteil ist die Befreiung auf jeden Fall wenn man viel mit Privatleuten oder mit anderen Selbständigen die befreit sind zu tun hat. In dem Fall kann man einfach günstiger anbieten da man die Mwst. nicht draufschlagen muss. Ist allerdings auch nur dann gut wenn man wenig einkauft (da ja der Vorsteuerabzug fehlt).

Wenn man hingegen einen Großteil seines Umsatzes mit Firmenkunden macht und am Anfang erstmal in Ausstattung investiert (Vorsteuer!) ist es von Vorteil mit Ust zu arbeiten.

Bei Dir wäre noch interessant wie es ist, wenn Du zu Umsatzsteuer optieren würdest. In dem Fall müsste ja das Honorar (und wie von junimond geschrieben) auch die Nebenleistung Ust-Steuer frei sein und Du könntest aber trotzdem Vorsteuer geltend machen.

=> Diese Möglichkeit würde es sich vielleicht wirklich mal lohnen mit einem Fachmann zu besprechen. Falls es so geht kommt es da natürlich hauptsächlich darauf an ob Du überhaupt groß Vorsteuer geltend machen kannst. Mit ein paar Büchern (7%) kommen da nämlich keine Summen zusammen.

[fmh1979]

Hallo Thomas,

mit der Ust-Optierung hast Du schon recht. Bei Firmenkunden (die nicht befreit sind) kommt man nicht wirklich gut an, wenn man keine MwSt ausweisen kann. Privatleuten hingegen ist es natürlich vollkommen egal.

Bei meiner Tätigkeit ist es nun auch erstmal egal, da die Leistung sowieso steuerfrei ist. Der Gedanke mit dem Vorsteuerabzug ist mir gestern nacht aber auch noch im Kopf umher gegangen. Wobei ich mir irgendwie nicht vorstellen kann, dass das tatsächlich machbar sein kann - wäre doch fast zu großzügig von Vater Staat. Andererseits habe ich halt auch nicht wirklich die großen Aufwendungen: hin und wieder ein bisschen Bürokram (max. 100Euro im Jahr), die anteiligen Fahrtkosten und dann halt die Fachbücher (vielleicht 300Euro im Jahr) - und das wär es dann auch schon wieder gewesen.

Vielleicht sollte ich mir eine Sekretärin anstellen *lach*

[thomastt]

Fahrtkosten und Sekretärin bringen Dir aber Vorsteuermäßig nichts da die Fahrtkostenpausche Ust-frei ist und das Gehalt bzw. die Lohn-Nebenkosten der Sekretärin sind auch Ust-frei.

Bei Betriebsausgaben iHv. 300 € zu 7% und 100 € zu 19% reden wir ja von ca. 36 Euro Vorsteuer.

Wenn Du aber natürlich nun beschließt, dass Du eine geschäftlichen Rechner, Bürostuhl usw. brauchst dann sind die Vorsteuerbeträge schon höher.

Ob das aber wirklich so geht kann Dir im Zweifelsfall wohl wirklich nur ein Steuerberater sagen der sich auch mit diesen befreiten Leistungen wie Lehre usw. auskennt.

[junimond]

Das, was ihr euch jetzt ausdenkt, könnt ihr getrost sein lassen.
Wenn die Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit ist, dann darf man auch keine Vorsteuer aus Ausgaben ziehen, die im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit stehen.
Ich kenne mich damit aus, da ich als Musiker teilweise USt pflichtige Einnahmen habe und teilweise UStfreie Einnahmen aufgrund meiner Lehrtätigkeit an Musikschulen.
Das hat zur Folge, das ich dem FA gegenüber darlegen muß, welcher Teil meiner Betriebsausgaben durch die Lehrtätigkeit veranlasst sind und dort darf ich keine Vorsteuer geltend machen, und welcher Teil der BA mit meiner Tätigkeit, z.b. Konzerte, Platternaufnahmen etc, zusammenhäng. Dort darf ich dann wieder Vorsteuer geltend machen.
Ein Beispiel: Fahrtkosten.
Mein PKW ist wg. betrieblicher Nutzung über 50% im Betriebsvermögen.
Ich muß am Ende des Jahre ermitteln, wieviel % meiner gefahrenen Kilometer mit der Lehrtätigkeit zu tun haben.
Diesen Prozentsatz darf ich dann hinsichtlich der Vorsteuer nicht aus meinen entstandenen PKW Kosten absetzen -> nicht abzugsfähige Vorsteuer, weil diese Ausgaben in Zusammenhang mit einer von der USt befreiten Tätigkeit stehen.
Kaufe ich Musiknoten für den Unterricht, so ist mir auch da der VSt Abzug verwehrt.
Kaufe ich aber z.b. einen neuen Computer für mein kleines Projektstudio, so darf ich die ganze VSt geltend machen, da ich den Computer für Tätigkeiten nutze, die der USt unterliegen.

Wie man sieht, ist dt. Steuerrecht ein schönes Wirrwarr an Regelungen und macht viel Arbeit.
Also ein Geschäft mit Einnahmen USt frei + aus Ausgaben Vorsteuer ziehen, ist nicht drin!
Die USt Befreiung sorgt letztendlich nur dafür, das man bei Lehrtätigkeit die Dienstleistung günstiger anbieten kann, was so offensichtlich vom Gesetzgeber gewollt ist und auch an ganz bestimmte Bedingungen und Vorraussetzung geknüpft ist (nicht jede Lehrtätigkeit und nicht jeder, der unterrichtet hat Anspruch auf die USt Befreiung)

[thomastt]

Deshalb der Hinweis

Ob das aber wirklich so geht kann Dir im Zweifelsfall wohl wirklich nur ein Steuerberater sagen der sich auch mit diesen befreiten Leistungen wie Lehre usw. auskennt.

Ergänze dies zu ... wohl wirklich nur ein Steuerberater oder junimond sagen ...

[junimond]

[fmh1979]

Vielen Dank Euch beiden, damit wäre das Thema geklärt :-) Mit dem Steuerwirrwarr kann ich junimond leider nur recht geben... Muss das denn alles so kompliziert sein?! Wahrscheinlich ja, sonst wären die ganzen Steuerberater arbeitslos....

Besten Dank auf jeden Fall für Eure Antworten!