Hallo zusammen,
ist es zwingend erforderlich die Rechnungen zusammen mit den Kontoauszügen in Papierform abzuheften?
Ich würde mir den "Papierkram" gerne sparen, da sowohl die Rechnungen von meinem Rechnungsprogramm als PDF erzeugt werden als auch die Kontoauszüge von meiner Bank als PDF bereitgestellt werden.
Ich habe somit jederzeit Zugriff auf die Rechnungen und auch auf die Kontoauszüge, ist trotzdem ein Ausdruck beider Dokumente erforderlich?
Danke für eure Hilfe!
Markus
Ich an Deiner Stelle würde sie ausdrucken. Beim Finanzamt wissen sie oft auch nicht, wie das denn jetzt mit Buchführungsunterlagen ist, die nur in elektronischer Form vorliegen. Kommt dann eine USt-Prüfung, musst Du das wahrscheinlich alles dann auf die Schnelle ausdrucken. (Was nicht unbedingt Schuld der Beamten ist -- die Finanzgesetzgebung in Deutschland ist nicht gerade die übersichtlichste.)
Prinzipiell geht das. Allerdings fängt der Spaß dann damit an, dass Du dafür Sorge tragen musst, dass ein Steuerprüfer in den nächsten Jahren jederzeit Zugriff auf die Dokumente hat. Bei einer Archivierungsdauer von 10 Jahren heißt das unter anderem:
Riskio, dass in 10 Jahren keine geeignete Software für das Dateiformat mehr verfügbar ist
Risiko, dass die Archivmedien die 10 Jahre nicht überleben.
Umgang mit den Signaturen für Umsatzsteuerrelavante Dokumente
Bei einem kleinen Unternehmen ohne entsprechende IT-Spezialisten, die sich unter anderem um das regelmäßige Umkopieren der Archivmedien kümmern, würde ich ehrlich gesagt sagen: Bleibe beim Papier, das macht weniger Umstände und birgt für Dich weniger Risiken. Wenn Du entsprechende Spezialisten im Unternehmen hast, sprich es mit ihnen gut durch.
Das ist sicher ein Problem, selbstgebrannte CDs bzw. DVDs würde ich nicht keine 10 Jahre zutrauen.Zitat von ThomasMo
Aber da ich Rechnungen teilweise als signierte PDF-Datei bekomme bin ich eigentlich gezwungen mich darum zu kümmern. Deshalb mache ich momentan noch jedes Jahr eine Komplettsicherung auf DVD inkl. der alten Daten von Vorjahren. Dies Sicherung wird dann extern gelagert. Mit zunehmendem Datenvolumen ist das bald nicht mehr machbar, ich werde deshalb ab 2010 nach einer "Wechselplatten"-Lösung Ausschau halten.
Grüße aus dem Odenwald
Thomas
wobei auch Platten gefährdet sind, besonders wenn sie nur sporadisch laufen. Gebrannte CDs oder gar DVDs sind aber in der Tat ein absolutes No-Go. Hatte schon welche, die weniger als ein Jahr gelebt haben.
Fazit: Alles ausdrucken, abheften, in den Regal stellen und zustauben lassen :-). Da ist man immer auf der richtigen Seite, man sollte nicht an der falschen Stelle sparen.
Mfg. David
ich mache es so das ich jede 5 Jahre die Festplatte wechsel und die alten Daten auf die neue kopiere. Zusätzlich kann man ja auf einen 32GB USB Stick die wichtigsten Daten kopieren.
Bie Rechnungen die du als Datei (signiertes PDF) bekommst nutzt ausdrucken nichts. Die musst Du zusammen mit der Signaturdatei elektronisch vorhalten.
Grüße aus dem Odenwald
Thomas
@Frangulus
Nur das der TE nichts von "signierte PDF" geschrieben hatte.
Mfg. David
Aber Frangulus hatte.
copy
Stimmt, aber von Rechnungen und dazu gehören auch solche die als PDF mit Signaturdatei eintrudeln.Zwar sind es zur Zeit noch wenige aber es werden mehr.
Grüße aus dem Odenwald
Thomas
Ja ich gebe ja schon auf, Ihr habt gewonnen :-)
Mfg. David
Hi,
also ich praktiziere beides, habe digitale Speicherung, aber auch noch jede Rechnung in Papierform, auch wenn sie so nicht gestellt wurde.
Klar, ist etwas Aufwand, und auch Papier- und Tinten/Tonerkosten, aber imho erstmal eine doppelte Absicherung und ein einfacheres Handling, wenn der Prüfer mal vor der Tür steht...
Theorie und Praxis: Von einem papierlosen Büro sind wir immer noch weit entfernt, ich für meinen Teil brauche einen gewissen "gedruckten" Anteil für meine persönliche Organisation...
Aber um beim Thema zu bleiben: Sicher kann man alles digital organisieren, aber das sollte man dann schon sehr, sehr, sehr gewissenhaft tun...
Have a nice day,
Swen...
Hi ...
da gibt es wohl relativ viel Ermessensspielraum, aber meiner Meinung nach ist es nicht ausreichend.
Beispiel §147 Ao Nr. 2Einfaches Speichern auf Festplatte oder Datenträger dürfte hier nicht ausreichend sein.(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Quelle: http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
Anderseits hatten wir Anfang des Jahres das Finanzamt zur Außenprüfung hier, wo Kopien der Ausgangsrechnungen im PDF Format auf Festplatte nicht beanstandet wurden. Ehr im Gegenteil. Da die Prüfung angekündigt war, hatte ich gleich gefragt ob ich ausdrucken soll (größere Anzahl Dokumente), da kam als Antwort: Sind Sie wahnsinnig, ich will doch bei Ihnen nicht überwintern ;-) Letztendlich hat sie sich vor Ort 10 Rechnungen aus dem Jornal raus gepickt die sie ausgedruckt haben wollte. Das war es.
Dazu muß man vielleicht sagen, das die Prüferin von Anfang bis Ende sehr umgänglich war. Sie hat ein paar Kleinigkeiten gefunden, dafür war sie da, aber es lief absolut sauber und fair.
Thema Datensicherung muß natürlich gewährleistet sein. Wenn der Hund eine Rechnung frißt kann man das evtl. noch hin biegen, wenn man aber mehrere Jahre Buchhaltung durch einen Datenträgerausfall verliert ist das bei einer Prüfung wohl nicht mehr hinzubiegen.
Buchhaltung läuft hier auf einem Raid Array, wird täglich auf eine Backup Festplatte gesichert und zusätzlich wöchentlich auf DDS Band. Die Bänder dann extern gelagert.
Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen haben wir aber generell auf Papier, da es immernoch zu viele gibt die nicht signieren und es unübersichtlich ist das dann auseinander zu reißen.
Gruß Thomas
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