Dokumentations-Organisation

Cyberchriss · 12.04.2005, 19:36

Huhu ihrs,

vielleicht hat ja einer von euch eine Idee, wie ich mein Problemchen lösen kann? *g*
Ich bin in meiner Firma für das Intranet zuständig.
Dieses besteht im wesentlichen aus einer recht umfangreichen Dokumentation.
Imo besteht das Intranet aus simplen html Seiten, die in einer Ordnerstruktur archiviert sind. Die Dokumente enthalten eine Fusszeile, in der das letzte und vorletzte Änderungsdatum und der jenige eingetragen ist, der die Änderung gemacht hat.
Mein Chef weigert sich partu, das ganze in einer Datenbank zu organisieren.
Jetzt möchte er, das alle Änderungen an den Dokumenten nicht nur in der Fusszeile dokumentiert, sondern auch alte Dokumente archiviert werden.

Die Idee das ganze mit einem CVS-System zu organisieren schlug fehl, da dies zu unpraktikabel ist. Per Hand alles zu archivieren ist ebenfalls zu kompliziert da sich täglich mehrere Dokumente ändern.

Hat jemand vielleicht eine Idee, wie man so etwas ohne Datenbank vernünftig organisieren kann? Im Web befinden sich ca 10.000 Seiten.

HoRnominatoR · 12.04.2005, 20:23

was heisst denn 'das alte dokumente archiviert werden'?

the-architect · 12.04.2005, 20:48

Ich glaube das Dokument unter einer Versionsnummer speichern bei jeder Änderung.

Cyberchriss · 12.04.2005, 21:35

Die Dokumente müssen unter dem Namen und des Datums archiviert werden.

HoRnominatoR · 12.04.2005, 21:40

dann rekursiv alles durchgehen, name und datum raussuchen und dann entsprechendes file in entsprechendes, neues verzeichnis schreiben.

Cyberchriss · 12.04.2005, 21:46

Alle Dateien per Hand zu editieren ist halt sehr Zeitaufwendig wenn oft viel geändert werden soll - dachte jemand würde vielleicht eine Lösung ähnlich eines CVS-Systems kennen, die man für diese Aufgabe "missbrauchen" könnte

321 · 12.04.2005, 22:00

Wie werden denn die Dokumente updated?
lokal und Upload oder online?
Was sind das für Dokumente, HTML, PDF, oder was?

Wenn bis jetzt kein Archiv geführt wurde, kannst ja auch erst jetzt damit beginnen.

Bei programmiertem Online-Update könnte man bei Veränderung/Löschung das bestehende Objekt im Namen um das Aenderungsdatum erweitert in ein Verzeichnis 'Archiv' schreiben/kopieren, bevor man das Original updatet.

ps. Aber schon erst, wenn der Update wirklich statt findet, sonst gibts unnütze Archiv-Einträge.

fettmme · 12.04.2005, 22:14

Lass mich raten: ISO 9002

Imho ist alles ausser einer Datenbanklösung humbug. Hab' das ganze schon mehr als einmal durchgekaut.

Cyberchriss · 12.04.2005, 22:55

@321
Die html-Dokumente liegen auf einem lokalen Webserver und werden dort direkt bearbeitet. Früher hatten wir pdf, html und word dokumente im web - habe allerdings mittlerweile durchsetzen können das nur noch html als standard verwendet werden soll.

@fettmme
bingo - alle geschäftsprozesse werden im rahmen von qms dokumentiert und kritische Dokumente wie Checklisten und Anweisungen sollen absofort archiviert werden.
Ich habe von Anfang an gepredigt, dass nur eine Datenbanklösung auf dauer die immer grösser werdeneden Mengen an Dokumenten managen und den Anforderungen gerecht werden kann, mein Chef hatte in der Vergangenheit wohl negative Erfahrungen mit Datenbanken gemacht und möchte auf keinen Fall eine solche Lösung.
Wenn du mir eine allerdings eine fertige Datenbanklösung für besagtes Einsatzgebiet nennen kannst, werde ich gerne nochmal versuchen ihn zu überzeugen

fettmme · 12.04.2005, 23:00

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Falls Du jedoch eine kostenlose Lösung suchst, kannst Du Dich mal im Web umschauen. Es gibt sicher ein paar DMS Lösungen auf Basis von PHP oder Perl die sich für Deinen Zweck eignen.