Papierloses Büro?

[Sina Eetezadi]

Nachdem ich Kunden habe, die E-Mails ausdrucken und mit meinem Vater schon endlose Grundsatzdiskussionen geführt habe:

Ist das papierlose Büro sinnvoll?

[awf87]

EIn Büro mit möglichst wenig Papier ist sinnvoll, aber nicht ganz ohne Papier, deswegen NEIN!

[the-architect]

ganz ohne gehts nicht, aber es ist ein sehr kluger gedanke der dahinter steckt.

erstens ist ein elektronischer briefwechsel viel schneller und billiger und zeweitens gibt es im businessbereich kaum noch firmen die kein dms system nutzen.

zweitens ist es besser um belege zu speichern und zu verwalten und drittens kann man eventuelle statistische berechnungen dann viel besser mit einer datenbank machen.

ich bin dafür und es wird sich hoffentlich noch weiter ausbreiten. dms und egovernment sind da nur 2 schlagwörter.

management auf elektronischer ebene findet eh längst statt.

[seb]

Für was willst du denn unbedingt Papier haben? Es wäre doch wunderbar, wenn alles papierlos funktionieren würde. Es würde einem ja niemand verbieten, ab und zu doch auch mal was auszudrucken.

[OBI-Wahn]

Papier hält über Jahrhunderte, digitale Daten in der Regel nicht. Wir werden schon bald ärgste Probleme mit der Masse an digitalen Daten haben, die kein Mensch lesen kann, weil keine Geräte mehr vorhanden sind, die die Datenträger lesen.

Schon heute habe ich in meinem Rechner kein Diskettenlaufwerk mehr und kann daher 1,4''-Disketten nicht lesen! Steuerrelevante Daten müssen zB 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wie soll das sinnvoll geschehen, wenn nicht auf Papier (wer hat noch CD-ROM-Laufwerke in 10 Jahren???).

Und der Sicherungsaufwand für digitale Daten ist auch nicht gerade gering.

Daher meine absolute Meinung: Alles was wichtig ist, gehört aufs Papier - für den Rest kann man gerne elektronische Lösungen finden...

[Thomas]

ähnlich argumentiert mein EDV-technisch hochgerüsteter Stb. auch immer ...

bei mir ist der Papierverbrauch seit den neuen Rechnungsnummernvorschriften Anfang des Jahres sogar gestiegen

sonst reichten mir 2 Exemplare (1 x für Kunde, 1 x für meine Buchungsunterlagen), jetzt drucke ich immer 3 Exemplare aus: zusätzlich werden alle Rechnungen auf dringenden Rat des Stb. auch noch numerisch aufsteigend extra abgeheftet

anderes Beisspiel: die Inventur

Warenbestand wurde sonst bei mir auf ausgedruckten Excel-Listen erfasst und abgeheftet.
Mittlerweile kann ich mit einem Palm mit Barcode-Scanner den Großteil meines Sortiments erfassen und aus dem Ergebniss dann eine csv/Excel-datei generieren - ich fand das gut und papiersparend und für meinen Bedarf völlig ausreichend.

Stb. überzeugte mich dann aber doch wieder, den ganzen Sch... auszudrucken: kannst du
1) garantieren, dass diese Daten in 10 Jahren noch vorhanden sind?
2) dem Finanzamt in 10 Jahren Hard- & Software zur Verfügung stellen , mit dem diese Daten fehlerfrei zu lesen sind?

habe dann mal wieder einen 1/3 Ordner voll (Alt)Papier produziert

[hezen]

Zitat von the-architect

zeweitens gibt es im businessbereich kaum noch firmen die kein dms system nutzen. [...] management auf elektronischer ebene findet eh längst statt.

Naja, naja - Kirche im Dorf und so: Bedenke, dass das Gros der Unternehmen in Deutschland im vielzitierten "KMU"-Bereich anzusiedeln ist. Und gerade in diesem Bereich sind mir eine Menge Unternehmen bekannt, für die alles, was mit der Vorsilbe "E-" beginnt, immer noch suspekt oder gar ein Buch mit sieben Siegeln ist.

Wohlgemerkt: Ich spreche hier ausdrücklich nicht von Unternehmen, die im weitesten Sinne in der IT- und Medienbranche tätig sind, und auch Konzerne der Größenordnung BMW, Siemens, Post und Telekom bleiben natürlich von meinen obigen Zeilen unbenommen - aber davon, dass ein jeder Unternehmer (von den Mitarbeitern ganz zu schweigen) völlig vernetzt und mit einem Arsenal von PalmLapWLANBerryVoIPInstantMessengern ausgerüstet antritt, sind wir doch noch weit entfernt.

[seb]

Müsste der Wortlaut der Umfrage angesichts der von ihr ausgelösten Diskussion nicht besser "Haltet ihr das papierlose Büro mit den derzeitigen technischen Standards für realisierbar?" heißen?

Ich geb euch nämlich völlig Recht, fände ein papierloses Büro - die gegenwärtigen Probleme ausgeblendet - trotzdem super.

[Pixelschupser]

Ich liebe den Geruch von frisch aufgerissenem Papier (aus der Verpackung)! Herrlich! Deshalb geht doch nix über einen guten Stapel Unterlagen und Dokumente!!

[martinR]

Hi,

ich finde, dass das papierlose Büro so weit entfernt ist, wie die papierlose Toilette

BTW: Wie lange halten eigentlich CDs/DVDs ihre Daten? Gibts da schon Erfahrungen?

cu

Martin

[Nina]

Ich sehe das wie einige Vorredner: Die digitale Technik ermöglicht wirklich viel und erleichtert auch vieles. Trotzdem gehöre auch ich zu den Leuten die lieber 10 Aktenordner mehr im Regal haben, als sich darauf zu verlassen dass alle Datensicherungen vom PC einwandfrei funktionieren/in Zukunft immer noch lesbar sind/usw.

Derzeit gehe ich wie gesagt beide Wege und bin damit absolut zufrieden. Digitale Buchhaltung etc. um mal schnell eben Sachen recherchieren zu können (geht da eifnach schneller) und ausgedruckt um die Unterlagen zur Sicherheit mehrfach zu haben.

Aber zu dem Thema mal aus Interesse: Mal angenommen in der Firma bricht ein Brand aus und ruiniert sowohl die digitalen Daten als auch meine Aktenordner mit den ausgedruckten Unterlagen. Bekommt man dann automatisch Stress mit dem Finanzamt weil man diese Dokumente nicht mehr vorzeigen kann?

[hezen]

Zitat von Nina

Aber zu dem Thema mal aus Interesse: Mal angenommen in der Firma bricht ein Brand aus und ruiniert sowohl die digitalen Daten als auch meine Aktenordner mit den ausgedruckten Unterlagen. Bekommt man dann automatisch Stress mit dem Finanzamt weil man diese Dokumente nicht mehr vorzeigen kann?

Interessante Frage - Epic, wo bist Du ...?

[Dene]

Ich hab nur ne Liste mit den wichtigsten Passwörtern auf nem Din A4.

Sonst Mails und so alles aufm Computer, Regelmäßiges Backup dann passt die Sache.


Das ist bei mir so, allein schon weil Papier und Tinte Geld kostet

[seb]

Stellt euch das papierlose Büro doch mal nicht als Schrank voller CDs statt Aktenordnern vor.

Soetwas hat gegenüber der Aufbewahrung der Dokumente in Papierform wirklich den großen Nachteil, dass man Datenverlust durch Inkompatibilität und Defekte riskiert, und als Vorteile nur den geringeren Platzbedarf und die unmittelbare Verfügbarkeit der Daten als Datei (wobei man immer noch zuerst die richtige CD aus dem Schrank heraussuchen muss).

Was haltet ihr statt dessen von einem papierlosen Büro in Form eines Internetdiensts, der die Dateien sicher aufbewahrt (sowohl im physikalischen als auch im datenschutztechnischen Sinne, d.h. redundant in mehreren gut geschützten Serverräumen und mit funktionierender Zugriffskontrolle)?

Also nichts anderes als ein Webhoster mit rechtlich wasserdichter Aufbewahrungsgarantie.

Damit wäre der gesamte Datenbestand vor Feuer, Einbruch etc. gesichert, jede Datei sofort an jedem Rechner verfügbar und auch das Problem des technischen Fortschritts gelöst, da sich die Betreiberfirma problemlos um regelmäßige, sichere Umzüge der Daten auf modernere Datenträger kümmern könnte und im eigenen Interesse auch würde.

[Sina Eetezadi]

Stichwort: DATEV