Dokumentenmanagement-System, Erfahrungen

[planmatsch]

Ahoisen,
arbeitet hier irgendwer mit einem DMS in einem kleineren Freiberuflerbüro
und kann vielleicht seine Erfahrungen schildern und im Idealfall Empfehlungen
aussprechen?

[b2b-core]

Wir selber arbeiten im Moment einfach mit einem Scanner, der PDFs produziert, eine sauberen Ablagestruktur auf dem Server und Google-Desktopsearch, um die Dokumente einfach wiederfinden zu können. Funktioniert prima bei wenigen Dokumenten pro Woche.
Damit werden aber natürlich Anforderungen an die revisionssichere Archivierung u.ä. noch nicht erfüllt.
Bei mehreren Belegen pro Tag oder falls ihr konkrete Anforderungen an die Archvierung o.ä. habt, würde ich aber zu einer günstigen Einteigervariante eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) raten. Z.B. Elo Digital, Agorum Core, oder ähnliches.
Z.T. gibt es hier auch Angebote als SaaS (Software as a Service), die man direkt online nutzen kann und es ist auch sinnvoll mal zu prüfen, ob nicht ein bereits vorhandenes Softwaresystem (z.B. eine kaufmännische Software oder Projektplanungssoftware o.ä.) diese DMS-Funktionen übernehmen kann. Das ist oft günstiger und dann direkt integriert.
Eine DMS-Marktübersicht und viele Praxisbeispiele diverser Anbieter und Produkte findet sich z.B. hier: http://www.dms-special.info

[planmatsch]

Dich kenn´ ich doch
Danke für die Antwort, ich seh´ mich da mal um, schön wäre für den Anfang eine automatisierte Email to PDF Archivierungsfunktion, für gesendete und empfangene mails. Immer in Datei zu drucken ist mir zu aufrissig...

[b2b-core]

Gleiche Frage, gleiche Antwort
Aber hier hilft es vielleicht noch dem einen oder anderen Teilnehmer, der nicht im anderen Forum unterwegs ist.

Email-to-PDF dürfte es auch schon problemlos als Freeware oder Shareware als Thunderbird- bzw. Outlook-Extension, o.ä. geben.

Eine andere Idee: kostenlosen PDF-Druckertreiber (z.B. Bullzip) installieren, mit Outlook kann man dann per Knopfdruck Emails als PDFs drucken und speichern...

Ich würde mich übrigens über ehrliches Feedback zur o.g. Site freuen, auch wenn die vorstellten DMS-Systeme doch eher in Richtung Freiberufler mit vielen Dokumenten oder KMU zielen. (Aber Agorum Core z.B. ist Open Source und Elo Digital Office gibt auch als Soho-Version...)

Viele Grüße,
Lars

[Stefan]

Wäre Docuware was für dich? Hier findest du mehr Infos - vertreiben wir in meinem Ausbildungsbetrieb; gerne kann ich dir im Rahmen einer Aktion ein Gutschein für eine kostenlose Beratung geben =)

[Andre_W]

Das Programm scheint nicht verkehrt zu sein! Was könntest du denn da drehen?

[planmatsch]

W�re Docuware was f�r dich? ...

Huch habe ich nun erst gesehen, das sieht ziemlich interessant aus, insbesondere Smart Connect, das schau ich mir auf jeden Fall noch mal genauer an!
Danke

[planmatsch]

so nun habe ich mal wieder ´ne Menge zum Thema gelesen, Docuware scheint vom Umfang ziemlich
identisch mit EloOffice zu sein, aber ohne die Filmchen von Docuware hätte ich Elo nicht so schnell
durchschaut