Softwarefrage Auftrags- Kundenverwaltung die hunderste

Shiny · 02.01.2007, 00:29

Ich bin verzweifelt auf der Suche nach einem geeignetem Programm für mich um Kunden und Aufträge zu verwalten.

Etliche Tipps, die hier in vorangegangenen Postings gegeben wurden, habe ich ausprobiert, mit dem frustierenden Ergebnis, das keine Software passte.

Gut fand ich die Demo von Lexware faktura + Auftrag plus, sowie Amicron-Factura.
ABER:
bei beiden Programmen störten mich die unterschiedlichen Nummernkreise.
Mir wäre es lieb, wenn ein und dieselbe Bestellung eines Kunden auch dieselbe Nummer beibehalten könnte. Also vom Angebot, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnung dieselbe Nummer. Das scheint bei beiden Programmen nicht zu gehen.

Dann habe ich Aurelie getestet und kam gut damit klar, jedoch lässt sich dort im Nachhinein nicht mehr so leicht feststellen, welche Kunde wann was bestellt hat. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, gibt es keinen Bezug mehr vom Kunden zum Auftrag. Schlecht für mich, weil ich viele Stammkuden habe.

Ausserdem habe ich etliche andere Programme getestet, in den letzten Tagen sicher eingutes Duzend.
Entweder waren sie zu umfangreich (umständlich), oder es fehlten wichtige Funktionen, oder eben die Sache mit den Nummernkreisen. Ich kann nicht mehr!

Ich hoffe, jemand von euch hat den ultimativen Tipp für mich.
Was mir ausser dem oben genannten wichtig ist:
Artikelliste (Lagerprogramm muss nicht sein, aber eine Liste, wo ich meine Artikel anlegen und mit einem Mausklick in den Auftrag einfügen kann)
Auftragsbestätigung als pdf direkt per Email versenden
gute Übersicht über Kundenstammdaten und Aufträge
keine zig Nummernkreisläufe

Mit Funktion für Kleinunternehmerregelung (Mehrwertsteuer in Rechnungen nicht ausweisen)
bezahlbar (bis 200 €)
Hab bestimmt noch was vergessen.

Wer einen Tipp hat - DANKE!

stainless · 02.01.2007, 08:38

Hallo,

wir sind gerade (gestern u. vorgestern) von Sage PC-Kaufmann Komplettpaket (lief 4 Jahre) auf Lexware Financial Office umgestiegen. Ich hatte eigentlich große Befürchtungen das es ein großer Akt wäre bis alle Daten integriert und Formulare angepasst sind, war aber viel einfacher als ich gedacht habe.

Die Nummernkreise kannst Du bei Lexware selber definieren, da gibt es eine Formattabelle da kannst Du den Startwert einstellen und auch das Inkrement (den Wert um den Lexware hochzählen soll). So wie ich das sehe, erfüllt Lexware Financial Office all Deine Bedingungen und ist bei Softwarehäusern z.Zt. schon für ca. 165Euro zu haben.

Gruß
stainless

DirkJ · 02.01.2007, 09:26

Die unterschiedlichen Nummernkreise sind notwendig um die Gesetzesvorgaben zu erfüllen (zumindest bei den Rechnungen müssen die Nummern fortlaufend und ohne Lücken sein!)

Shiny · 02.01.2007, 09:32

Lexware Financial Office beinhaltet aber Faktura + Auftrag plus, sowie zwei weitere Programme (Buchhalter u. Lohn+Gehalt)

Faktura Auftrag plus finde ich zwar gut, aber mich stören die unterschiedlichen Nummernkreise, die ich zwar jeweils selber defininieren, aber nicht ausschalten kann.
Da ich nur EÜR machen brauche, möchte ich zu einem Auftrag nur EINE Nummer haben (nicht eine Auftragsnummer und eine Rechungsnummer und möglicherweise eine Angebots- und Lieferscheinnummer)
Mir ist das zu unübersichtlich.

Shiny · 02.01.2007, 09:36

Zitat:

Zitat von DirkJ

Die unterschiedlichen Nummernkreise sind notwendig um die Gesetzesvorgaben zu erfüllen (zumindest bei den Rechnungen müssen die Nummern fortlaufend und ohne Lücken sein!)

Ja ich weiss. Aber es genügt doch, wenn ich fortlaufende Rechnungsnummern habe, oder?

Derzeit mache ich alles in einer selbstgebauten Exceltabelle. Ich vergebe dort eine eindeutige Rechnungsnummer. Diese steht auf der Auftragsbestätigung, die ich nach der Bestellung durch den Kunden schicke.
Dieselbe Nummer steht dann auch auf der Rechung, die ich nach Zahlung mit zu der Ware lege.
Inzwischen wird die Tabele mit den Kundendaten aber zu gross und unübersichtlich. Und da die Kunden ja nicht weniger werden, suche ich nun eine passnde Softwre, die meine Exceltabelle überflüssig macht.

stainless · 02.01.2007, 09:39

Zitat:

Zitat von Shiny

Lexware Financial Office beinhaltet aber Faktura + Auftrag plus, sowie zwei weitere Programme (Buchhalter u. Lohn+Gehalt)

Faktura Auftrag plus finde ich zwar gut, aber mich stören die unterschiedlichen Nummernkreise, die ich zwar jeweils selber defininieren, aber nicht ausschalten kann.
Da ich nur EÜR machen brauche, möchte ich zu einem Auftrag nur EINE Nummer haben (nicht eine Auftragsnummer und eine Rechungsnummer und möglicherweise eine Angebots- und Lieferscheinnummer)
Mir ist das zu unübersichtlich.

Hallo,

das dürfte kein Problem sein wenn Du Deine Aufträge immer nach dem gleichen Schema abwickelst und mit dem Angebot startest und dann mit "weiterführen" die Kette abarbeitest.

Bei gleichen Startwerten (u. gleichem Zählinkrement) haben dann alle Belege die gleiche Nummer.

Gruß
stainless

Shiny · 02.01.2007, 10:17

Also du meinst, wenn eine Bestellung reinkommt, gebe ich diese als Auftragsbestätigung ein, sende entsprechende Auftragsbestätigung an den Kunden per Email und wandle den Auftrag dann sofort in Rechung um, damit die Nummernkette nicht gebrochen wird?

Hm, könnte funktionieren.

Ich hab bis jetzt gedacht, das der Auftrag erst als Rechnung gewandelt wird, wenn der Kunde gezahlt hat (arbeite nur gegen Vorkasse). Dann aber würde der Nummernkreis gebrochen, da Zahlungseingänge nicht analog zu den Bestellungen kommen.

Wenn es dann keine Probleme mit dem Zahlungswesen in dem Programm gibt (wenn ich zb das Mahnwesen benutze), dann mache ich das so. Danke!

Shiny · 02.01.2007, 14:27

Leider funktioniert der Tipp nicht wie gewünscht.

Wenn ich die Auftragsbestätigung in Rechnung umwandle, dann nimmt das Programm nicht dieselbe Nummer, auch wenn ich es so bei den Nummernkreise definiere, sondern es nimmt die nächsthöhere Zahl. Aus der Auftragsbestätigung 200700225 wird dann leider Rechnungsnummer 200700226.

stainless · 02.01.2007, 14:39

Hallo,

ich habe das Ganze gerade mal durchgespielt und bei mir funktioniert das einwandfrei.

Hab als erstes unter dem Menüpunkt Verwaltung-> Nummernkreis den Startwert bei Angebot, AB, LS u. Rechnung auf 100 gesetzt, dann Angebot geschrieben (101) dann weitergeführt zur AB (101) dann weitergeführt zu LS (101) dann weitergeführt zur Rg (101) funktioniert tadellos! Wichtig ist "weiterführen"! Nicht einfach neue Rechnung schreiben, dann nimmt er die nächste forlaufende Nummer.

Gruß
stainless

Shiny · 02.01.2007, 14:49

Ja, bei Lexware geht es wirklich!
Ich hatte es in Amicron-Faktura durchgespielt, da geht es nicht.
Beide Programme waren bis jetzt bei mir in der engeren Wahl, da fällt die letzte Entscheidung natürlich leicht.
Danke für deine Hilfe!

stainless · 02.01.2007, 14:58

Freut mich das ich helfen konnte.

Gruß
stainless

Xilef · 02.01.2007, 19:37

Zitat:

Zitat von DirkJ

Die unterschiedlichen Nummernkreise sind notwendig um die Gesetzesvorgaben zu erfüllen (zumindest bei den Rechnungen müssen die Nummern fortlaufend und ohne Lücken sein!)

Nein, eine Rechnungsnummer darf nur nicht 2x vorkommen und die Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein, aber lückenlos ist keine Pflicht. Wenn mal eine Nummer überspringen oder ausgelassen wird, sollte das kein Problem sein.

DirkJ · 03.01.2007, 10:21

Sobald aus einem Angebot nichts wird, hast du eine Lücke im Rechnungsnummernkreis.

Wenn es Lücken gibt, wirst du bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte kommen und dem Prüfer plausibel machen müssen, was mit den fehlenden Nummern passiert ist, da sowas immer auf gelöschte REchnungen hindeutet. Schlimmstenfalls wird der Gewinn/Umsatz dann geschätzt, siehe folgendes Beispiel: http://www.frag-einen-anwalt.de/foru...topic_id=19023

Shiny · 03.01.2007, 11:04

Zitat:

Zitat von DirkJ

Sobald aus einem Angebot nichts wird, hast du eine Lücke im Rechnungsnummernkreis.

Wenn es Lücken gibt, wirst du bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte kommen und dem Prüfer plausibel machen müssen, was mit den fehlenden Nummern passiert ist, da sowas immer auf gelöschte REchnungen hindeutet. Schlimmstenfalls wird der Gewinn/Umsatz dann geschätzt, siehe folgendes Beispiel: http://www.frag-einen-anwalt.de/foru...topic_id=19023

Ja das leuchtet mir ein.
Angebote werde ich vermutlich eher selten mit Hilfe des Programms machen.
Hauptsächlich geht es mir darum, das Auftragsbestätigunsnummer und Rechnungsnummer gleich bleiben. Angebote kann ich wie bisher manuell erstellen. Oder vielleicht kann ich da mit einen eigenen Nummernkreis leben.

stainless · 03.01.2007, 11:18

Zitat:

Zitat von DirkJ

Sobald aus einem Angebot nichts wird, hast du eine Lücke im Rechnungsnummernkreis.

Wenn es Lücken gibt, wirst du bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte kommen und dem Prüfer plausibel machen müssen, was mit den fehlenden Nummern passiert ist, da sowas immer auf gelöschte REchnungen hindeutet. Schlimmstenfalls wird der Gewinn/Umsatz dann geschätzt, siehe folgendes Beispiel: http://www.frag-einen-anwalt.de/foru...topic_id=19023

Hallo,

zumindest bei meinem Financial Office ist es so, dass auch wenn aus einem Angebot nichts wird, diese Nummer nicht nochmal vergeben wird.

Diese Nummer kann man nur mit "weiterführen" behalten (Angebot zu Auftrag,LS,Rg. weiterführen).

Wenn aus einem Angebot nichts wird, dann erstellt man ja ein nächstes (neues), das wird dann um den gewählten Wert hoch gezählt und entsprechend Nummeriert. Auch eine zwischendurch erstellte Rechnung erhält eine neue Nummer, nur das Weiterführen von Angebot zu AB-> LS ->RG führt zu gleichen Belegnummern (da es sich ja um einen Auftrag handelt).

Gruß
stainless