Viele Unternehmen stehen finanziell schlecht da oder kurz vor dem Abgrund, weil sie kein effizientes Forderungsmanagment betreiben.
Vielen wird der Begriff Forderungsmanagment bereits fremd sein. Es bedeutet den effizienten Umgang mit noch ausstehenden Forderungen seiner Kunden.
Gerade im Webdesign- & Webdevelopment-Bereich wird die Bezahlung der Rechnungen von Kunden gern mal ein wenig hinausgeschoben. Der Webdesigner/die Agentur wird dann ungewollt zum Kreditgeber - ohne allerdings Zinsen zu verlangen, wie es die Banken aus gutem Grund tun.
Diese Tatsache führt sogar soweit, dass Unternehmen und Kunden Rechnungen absichtlich erst möglichst spät zahlen, um möglichst lange den Zinsvorteil genießen zu können.
Aber auch der einfache Fall des Vergessens einer Rechnung auf Seiten des Kunden gehört zum geschäftlichen Alltag und führt zu einem Zahlungsverzug, der zum Schaden bei dem Webdesigner/der Agentur führt.
Ein effizientes Forderungsmanagment kann hingegen wahre Wunder bei der eigenen Liquidität bewirken - ohne das dies zu Lasten der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden geht.
Mit dieser Thematik soll sich diese FAQ ein wenig auseinander setzen...
1. Verhinderung des Zahlungsverzugs im Vorfeld
Ein Zahlungsverzug entsteht oft gewollt durch die Einräumung von Zahlungszielen. Eine Rechnung mit einem Zahlungsziel versehen führt aber automatisch in der Regel beim Kunden zu einer geringeren Einstufung hinsichtlich der Priorität der Bezahlung. Der Kunde wird sich denken: "Ach! Da habe ich ja noch ein paar Tage Zeit, die Rechnung kann ich nochmal beiseite legen." Liegt sie erst mal dort, passiert es schnell, dass das Zahlungsziel weit überschritten wird.
Zahlungsziele gehören aber oft zum guten Ton und können auch eine Geschäftsbeziehung festigen, sodass viele zu diesem Mittel auch als Werbung greifen.
Man sollte allerdings im Vorfeld genau überprüfen, wem man ein Zahlungsziel in welcher Länge einräumt. Dazu sollte man sich zumindest bei jedem Kunden spätestens bei Rechnungsstellung Gedanken über dessen Bonität machen. Dazu kann man alle Kenntnisse über den Kunden und sein Unternehmen zu Grunde legen oder aber die Bonität bei Schufa & Co. prüfen lassen. Dieses soll bereits ab ca. 30,- € Kosten möglich sein. Bei großen Aufträgen mit erheblichen Rechnungsbeträgen ist dies sicherlich im Einzelfall hilfreich.
Die
Firma Zasterbox übernimmt Bonitätsprüfungen. Ich kenne dieses Unternehmen jedoch nicht näher und kann auch nichts zu den Kosten sagen. Habe es nur nebenbei bei der Recherche für diese FAQ gefunden. Wer Erfahrungen mit Zasterbox oder Empfehlungen diesbezüglich hat, kann mir gerne eine PM zukommen lassen.
Einem Erstkunden mit nicht allzuhoher Umsatzerwartung sollte man nicht unbedingt gleich ein Zahlungsziel einräumen, sondern eine Rechnung ohne dieses Ziel ausstellen.
Wenn nun doch ein Zahlungsziel gewährt werden soll, dann sollte dies nicht zu lange sein. Es erhöht automatisch auch die Wartefristen im Falle der Nichtzahlung. Denn hat man erstmal ein Zahlungsziel von 30 Tagen gewährt, kann die erste Zahlungserinnerung keine Frist von 3 Tagen setzen. Dies würden Kunden sicherlich nur unnötig verärgern. Also ist man im Endeffekt gezwungen, auch bei Zahlungserinnerung und Mahnungen längere Fristen (zB 14-20 Tage) einzuräumen. Dies verzögert den Zahlungseingang zusätzlich.
Ein besseres Mittel ist die Einräumung eines Skontos (idR bis 3 % des Rechnungsbetrages), wenn der Kunde schnell (zB innerhalb einer Woche) zahlt. Dies animiert den Kunden zur schnellen Zahlung und ist auf Unternehmerseite durch die gesparten Zinsen zumindest zum Teil
gegenfinanziert. Rechnet man die Kosten der Rechnungseintreibung (Zahlungserinnerung, Mahnung, Portokosten, ggf. Mahnbescheid, Arbeitsauwand etc.) mit ein, gewinnt die Skonto-Erteilung nocht mehr an
Bedeutung.
2. Die Rechnung
Eine Rechnung sollte zügig nach Erbringung der Leistung erfolgen, gewissenhaft erstellt und vollständig sein. Jeder Fehler in der Rechnung gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Zahlung zu verweigern oder die hinauszuzögern. Es wirft auch kein gutes Bild auf das eigene Unternehmen und kann im ungünstigsten Fall den Betrugsverdacht aufkommen lassen.
Das gehört in eine Rechnung:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name und Anschrift des Auftraggebers/Kunden
- Rechnungsdatum
- Evtl. Rechnungsnummer
- Bezug zu Auftrag vom ...
- Steuernummer des eigenen Unternehmens
- „Rechnung“ in der Betreffzeile aufnehmen
- Gegenstand der Leistung/Lieferung aufführen
- Nettobetrag in Euro
- Mehrwertsteuersatz in Prozent
- Mehrwertsteuerbetrag in Euro
- Rechnungsbetrag (Brutto)
- Evtl. Angabe von Skonto
- Angabe eines konkreten Zahlungsziels (zahlbar bis ....)
- Angabe der Bankverbindung
Beachten sollte man auch die seit 1. Juli 2004 geltenden Rechnungsbestimmungen. Hier hilft die
Forum-Suche weiter...
3. Finanzströme überwachen
Nach Rechnungsstellung sollte man die Zahlungseingänge genau überwachen - genauso wie eingeräumte Zahlungsziele und Skonto-Regelungen. Wer selbst schnell und gut leistet - und davon gehen wir ja alle bezüglich der eigenen Leistung aus
-, kann dies auch vom Kunden hinsichtlich seiner Zahlungsverpflichtung erwarten.
Wer bei den eigenen Kontobewegungen schlampt und nicht mindestens einmal täglich die Zahlungseingänge sowie die Einhaltung von Zahlungsfristen überprüft, legt den Grundstein für ein schlechtes Forderungsmanagment.
Zu einem guten Forderungsmanagment gehört auch eine gute Buchhaltungssoftware, die ausreichend Funktionen für ein effizientes Forderungsmanagment mitbringen sollte. Hier empfiehlt es sich ebenfalls, die
Forum-Suche zu verwenden, da es viele Beiträge zum Thema Buchhaltungssoftware gibt.
4. Das Geld bleibt aus
Wenn sich bei Überwachung der Zahlungseingänge ergibt, dass ein Kunde nicht bezahlt hat, sollte man vor den weiteren Schritten zunächst folgendes beachten.
Mit Umsetzung der EU-Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr hat der Gesetzgeber durch die Regelung des § 286 III BGB eingeführt, dass der Schuldner einer Entgeltforderung auch ohne explizite Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung in Verzug kommt. Bei einem Verbraucher als Kunde muss auf den Inhalt dieser Regelung auf der Rechnung hingewiesen werden, damit der Verzug eintritt.
Es ist also anzuraten, auf diese Regelung in Rechnungen gegenüber Verbrauchern hinzuweisen. Schaden kann es jedenfalls nicht.
Insofern ist eine Mahnung hier entbehrlich und man könnte eigentlich bereits nach 30 Tagen direkt weitere Schritte einleiten. Dies ist aber sicherlich ein wenig überzogen und wird beim Kunden nicht gut ankommen.
Daher sollte man im Falle des Ausbleibens der Zahlung zunächst einmal folgende Dinge überprüfen:
1. Wurde die Leistung vereinbarungsgemäß und vollständig erbracht?
2. Liegen Reklamationen vor und wurden diese bereits bearbeitet?
3. Wann wurde die Rechnung versandt und war diese korrekt?
4. Ist ein Zahlungsziel eingeräumt und dieses überschritten?
5. Liegen sonstige Buchungsfehler vor?
Soll nun gegen den Schuldner vorgegangen werden, ist folgende Vorgehensweise anzuraten:
5. Die Zahlungserinnerung
Man sollte erst einmal mit einer freundlichen Zahlungserinnerung beginnen. Jeder vergißt mal etwas und so kann auch die eigene Rechnung beim Kunden schlicht und ergreifend untergegangen sein. Wer hier gleich aus dem Vollen schöpft und mit Kanonen auf Spatzen schießt, vergrault sich schnell den Kunden, was im Endeffekt teurer sein kann als eine nicht bezahlte Rechnung.
Im Vorteil ist, wer schnell seine Rechnung stellt und bei Überwachung der Zahlungseingänge schnell den Zahlungsverzug feststellt (s.o.). Hier bleibt genug Spielraum für eine freundliche Zahlungserinnerung im Vergleich zu einer schlampigen Eingenorganisation, die schnell zu Liquiditätsengpässen führt.
Weiterhin sollte man bei der Formulierung der Zahlungserinnerung darauf achten, diese mit nettem und freundlichen Kundenservice zu verbinden. Daher sollte man diese Zahlungserinnerung auch nicht "Mahnung" nennen, denn dies löst gleich eine schlechte Laune beim Empfänger aus.
Rechtlich gesehen bleibt es trotzdem eine Mahnung, sofern das Schreiben eine ernsthafte und eindeutige Aufforderung zur Leistung enthält - es muss nicht das Wort "Mahnung" verwendet werden.
Eine Formulierung wie folgt lässt einen nicht wie einen Geier dastehen und kombiniert die Zahlungserinnerung mit Elementen der Kundenfreundlichkeit:
Zitat:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
die Durchsicht unserer Unterlagen hat ergeben, dass wir leider noch keinen Zahlunsgeingang bezüglich der Rechung vom 01.01.2005, Rg.-Nr. 123456, verbuchen konnten.
Ich hoffe, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind. Sollten dahingehend Probleme bestehen oder sollte die Leistung nicht vereinbarungsgemäß erfolgt sein, setzen Sie sich bitte umgehend mit uns in Verbindung, damit wird eventuelle Probleme schnellstmöglich aus der Welt schaffen können.
Außerdem bitten wir, den ausstehenden Rechnungsbetrag der oben genannten Rechnung bis zum 15.02.2005 auf unser Konto zu überweisen. [...]"
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Weitere Muster gibt es hier:
http://www.123recht.net/article.asp?a=329&f=service_mustervertr%E4ge~und~briefe_mahnung&p=1
http://www.frankfurt-main.ihk.de/rec...ung/index.html
Auch ist hilfreich, eine Kopie der Rechnung beizulegen. Dann kann sich der Kunden schwerlich erneut darauf berufen, dass die Rechnung untergegangen sei.
Meist vielfach besser als eine schriftliche Zahlungserinnerung ist ein netter Anruf beim Kunden. Hierbei ist es dem Kunden in der Regel sehr unangenehm, auf den Zahlungsverzug angesprochen zu werden, was zu einer höheren Zahlungsmoral führt. Außerdem läßt sich dieses Gespräch ebenfalls sehr gut mit Kundenservice oder der Planung des nächsten Auftrags verbinden. Eine engagierte, freundliche und persönliche Kundenbetreuung trägt ebenfalls erheblich zu einem guten Image bei und läßt die unangenehme Zahlungserinnerung freundlicher erscheinen.
6. Die Mahnung
Nach Ablauf der in der Zahlungserinnerung oder während des Telefonats gesetzten Frist, sollte man umgehend eine Mahnung an den Kunden schicken.
Jetzt ist ein Versehen des Kunden nicht mehr entschuldbar. Bedenke: Es kostet dein Geld, wenn der Kunde nicht bezahlt, obwohl er seine Leistung bereits erhalten hat.
Dies sollte sich auch in der Formulierung der Mahnung widerspiegeln: Freundlich, aber bestimmt!
Neben der Nennung des Begriffs "Mahnung" sollte die Mahnung eine nachdrückliche Aufforderung an den Kunden zur Zahlung des immer noch ausstehenden Betrags enthalten. Dabei sollte man deutlich machen, welche Leistung bzw. Rechnung der Mahnung zu Grunde liegt. Ferner sollte erneut unmissverständlich eine Zahlungsfrist von maximal 5 - 10 Tagen gesetzt werden. Man sollte darauf achten, dass diese Frist an einem Arbeitstag endet und nicht am Wochende /Feiertag. Dies gibt dem Schuldner sonst wieder Spielraum, der die Zahlung hinauszögert.
Muster gibt es hier:
http://www.123recht.net/article.asp?a=329&f=service_mustervertr%E4ge~und~briefe_mahnung&p=2
https://www.bmwi-softwarepaket.de/kl...n/Mahnung2.rtf
http://www.frankfurt-main.ihk.de/rec...ung/index.html
Eher scherzhaft gemeinte Mahnungstexte sind hier zu finden:
http://www.mahnforum.de/mahnen/mahntext.htm
Das LG Frankfurt/M entschied bezüglich der Wirksamkeit einer Mahnung in Versform:
http://www.flick-sass.de/reim.html (Lesenswert
)
7. Wenn jetzt nichts geschieht, wird's langsam ärgerlich!
Sollte nach Ablauf der Frist eine Zahlung weiterhin ausbleiben, gibt es zwei Wege:
- eine weitere Mahnung senden
- ein Mahnverfahren einleiten
Im letzteren Fall kann man unter Punkt 8 (Der Mahnbescheid) weiterlesen.
Eine weitere Mahnung sollte nun wirklich sehr nachdrücklich formuliert sein und jeden Zweifel er eigenen Entschlossenheit ausräumen. Es ist ein letztes sehr kurzes Zahlungsziel zu setzen. Am besten sollte man auch die gerichtliche Eintreibung der Forderung durch einen Rechtsbeistand (Anwalt) ankündigen und vor den dabei enstehenden Kosten warnen, die dem Kunden angelastet werden.
In dieser Mahnung sollte man dann auch Mahnkosten (Portokosten, etc.) und Zinsen miteinbeziehen.
Als Zinssatz kann man gemäß § 288 I BGB 5 % über dem Basiszinssatz verlangen, also momentan 6,21 % ab dem Tag des Verzugs (Fälligkeit und/oder Zugang der Mahnung). Bei Verträgen, bei denen nur Unternehmer und keine Verbraucher beteiligt sind, kann man sogar gemäß § 288 II BGB bis 8 % über Basiszinssatz (momentan also 9,21 %) verlangen. Ein höherer Zinssatz kann auch einzelvertraglich vereinbart werden.
Den aktuellen Zinssatz inkl. Zinsrechner findet man hier:
http://basiszinssatz.info/
Für die Höhe der Mahnkosten gibt es weder gesetzliche Richtwerte noch nennenswerte Rechtsprechung. Sie sollten jedoch schon im eigenen Interesse angemessen und nicht überzogen sein. Denn überhöhte Mahnkosten geben dem (verärgerten oder querulatorisch veranlagten)
Kunden nur einen Grund, die Rechnung nicht zu begleichen.
Weitere Musterbeispiele:
http://www.123recht.net/article.asp?a=329&f=service_mustervertr%E4ge~und~briefe_mahnung&p=4
http://www.frankfurt-main.ihk.de/rec...ung/index.html
https://www.bmwi-softwarepaket.de/kl...n/Mahnung3.rtf
Spätestens diese Mahnung sollte per Einschreiben mit Rückschein geschickt werden, damit man einen Nachweis bezüglich des Zugangs der Mahnung hat. Wer vor Beantragung eines Mahnbescheids auf die zweite Mahnung verzichtet, sollte bereits die 1. Mahnung per Einschreiben schicken.
Hilfreich soll auch die Anlage einer Kopie des bereits ausgefüllten Mahnbescheids sein. So soll dem Kunden plastisch vor Augen geführt werden, was im Falle eines weiteren Zahlungsverzugs passiert. Eine derartige Vorgehensweise kann im Einzelfall aber auch nach hinten losgehen und dem eigenen Image erheblich schaden.
Ein im Einzelfall vielleicht hilfreicher Trick ist es, in der Mahnung absichtlich einen überhöhten Betrag anzugeben. Bei cholerischen oder besserwisserischen Kunden kann dies dazu führen, dass dieser schriftlich den richtigen Betrag nennt, was neben einer Empfangsbestätigung hinsichtlich der Mahnung auch ein Schuldanerkenntnis bewirkt. Dies
verbessert die eigene Rechtsstellung.
8. Der Mahnbescheid
Hat der Kunde immer noch nicht bis zum Ablauf der Frist gezahlt, sollt man nicht zögern, einen Mahnbescheid auszufüllen und dadurch ein Mahnverfahren einzuleiten.
Die dafür zuständigen Gerichte überprüfen nicht das tatsächliche Bestehen der Forderung, sondern treiben Geld über einen Gerichtsvollzieher ein, sofern sich nicht aus dem Mahnbescheid offensichtliche Formmängel ergeben. Der Schuldner hat nun 2 Wochen zeit, gegen diesen Mahnbescheid Widerspruch einzulegen und zu begründen, warum aus seiner Sicht die Forderung nicht besteht, oder den Rechnungsbetrag sowie die Kosten für das Mahnverfahren zu begleichen.
Bleibt Zahlung oder Widerspruch weiterhin aus, erhält man einen sog. Titel, mit dem man gegen den Schuldner im Wege der Zwangsvollstreckung vorgehen kann.
Spätestens mit dem Mahnbescheid werden säumige Schuldner meist zur Zahlung bewegt - es sei denn, es gibt nichts zu holen. Dann kann man die Forderung aber sowieso in den Wind schreiben...
Eine ausführliche Beschreibung zum Mahnverfahren, seinen Voraussetzungen und Folgen gibt es hier:
http://www.frankfurt-main.ihk.de/rec...liche_mahnung/
Einen Muster-Mahnbescheid findet man hier:
http://www.mahnverfahren.nrw.de/serv...r/mbantrag.htm
Einen orignalen Mahnbescheid kann man im Einzelhandel erwerben oder für ca. 1,- € bei Formblitz:
http://www.formblitz.de/index.php?id...h=mahnbescheid
Darüberhinaus kann man unter folgenden Links (teilw. kostenpflichtig) den Mahnbescheid online ausfüllen:
https://www.online-mahnantrag.de/ (staatl. Seite, aber nur für einige Bundesländer möglich)
http://www.mahnforum.de/mbescheid/mbescheid.htm
(hier werden die Kosten für den Mahnbescheid gleich mit in diesen eingetragen)
http://www.letzte-mahnung.de/
http://www.optimahnoffice.de/
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Ergänzungen zu dieser FAQ
bitte hier rein...
