Rechnungskopie per PDF archivieren

[basstscho]

Hallo zusammen,

ich habe mich gerade hier im Forum angemeldet, da ich hier einiges über digitale Rechnungen gelesen habe und diesbezüglich noch eine Frage zum Archivieren von Rechnungen habe.

Unsere Kunden bekommen ihre Rechnung immer auf Papier. Zusätzlich drucken wir für jede Rechnung eine Rechnungskopie aus und heften diese fürs Finanzamt/Wirtschaftsprüfer ab. Diese Papierkopie wollen wir uns eigentlich gerne sparen und über einen automatisierten, unsignierten PDF-Drucker auf ein Serververzeichnis speichern. Je nach Bedarf sollten die Daten dann auf CD/DVD gebrannt werden, um somit eindeutig fixiert zu werden.

Nun meine Frage: Reicht dies aus? Im Internet findet man haufenweise Informationen bezüglich dem Versenden von Rechnungen per pdf - wie es aber mit dem archivieren von Rechnungen aussieht bleibt meistens ungeklärt.

Wie macht ihr das? Archiviert ihr überhaupt? Wenn ja - wie?

Danke für eure Unterstützung,
Grüße Johannes

[ThomasMo]

Bei CDs und DVDs solltest Du schon mal beachten, dass die Rohlinge teils nicht sehr langlebig sind. Ich hatte schon welche, die nach einem Jahr nicht mehr zu lesen waren.

Ansonsten ist halt vor allem zu beachten, dass Du 10 Jahre lang dafür sorgen musst, dass der Buchprüfer einen Rechner von Euch zur Verfügung gestellt bekommt, auf dem er die elektornisch gespeicherten Unterlagen auch anschauen kann.

[dorintia]

Ich mach beides...

Die geschriebene Rechnung speichere ich ab - externe Festplatte, allerdings mehr für mich und den Überblick, geht schneller wenn man mal was nachgucken muss. Dann druck ich immer 2 Rechnungen aus, eine für den Kunden, eine für den Hefter. Allerdings bin ich mittlerweile am überlegen das irgendwie auf dünnerem Papier zu realisieren. Nur wird dann auch bestimmt ein neuer Drucker fällig.