Rechnung per Email und die qualifizierte Signatur

[uwe.h]

Ich habe jetzt an ALLE, von denen ich Rechnungen per Mail (Download) erhalte folgende Mail geschrieben ... wer will, kann es gerne übernehmen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach §14 Abs. 1 UStG bedarf die Erstellung einer Rechnung in elektronischer Form der Zustimmung des Empfängers.

HIERMIT WIDERSPRECHE ICH DEM ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSVERSAND und bitte künftig um Rechnungszusendung in Papierform!
Begründung:

Wie ich mittlerweile herausgefunden habe, haben elektr. übermittelte Rechnungen nicht nur für SIE den Nachteil, dass sie mit einer Signatur versehen sein müssen. VIEL größer ist der Nachteil bzw. der Aufwand für mich:

Um als Gewerbetreibender die Umsatzsteuer aus Ihren Rechnungen absetzen (verrechnen) zu können, muss ich entweder die Original-Rechnung in Papierform erhalten, oder auf elektronischem Weg (eMail, Download) übermittelte Rechnungen (künftig eRechnungen genannt) müssen mit einer "qualifizierten elektronischen Signatur" versehen sein.

Lt.
"Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
BMF- Schreiben vom 16.07.01- IV D 2 -S 0316 - 0136/01 -"

Link zur Seite des Bundesministeriums für Finanzen incl. Link zum Dokument:
http://www.bundesfinanzministerium.d...dnung/006.html
Link direkt zum PDF-Dokument u.a. auch hier:
http://www.project-consult.net/Files/gdpdu.pdf

müsste ich mit eRechnungen wiefolgt verfahren:
Zitate aus dem o.g. Dokument in Anführungszeichen " "
Meine Anmerkungen in eckigen Klammern [ ]

"Der Originalzustand des übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein."
[Ich muss also dafür sorgen, dass das gespeicherte Dateiformat auch noch in vielen Jahren bei einer Betriebsprüfung "lesbar" ist]

"vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis
dokumentiert wird;"
[Ich muss also vor einer "weiteren Verarbeitung" wie Ausdrucken oder Archivieren erst prüfen, ob die Signatur auch echt ist, und dies separat (auf Papier? in elektronischer Form?) dokumentieren]

"die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt."
[Ich müsste also jede eRechnung auf einem separaten, nicht wiederbeschreibbaren / änderbaren Datenträger speichern. Das auch noch in einem Datenformat, dass auch in Jahren noch lesbar ist (s.o.)]

"Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind;"
[Beim Abruf einer eRechnung in mein Postfach ist die Originalmail erstmal temporär zwischengespeichert, bevor ich sie auf einem nicht änderbaren Datenträger endgültig archiviere. Bei diesem Kopiervorgang muss ich "sicherstellen" (wie?), dass die Kopie zu 100% der Originaldatei entspricht, also nicht geändert wurde]

"der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird;"
[Ich muss also von jeder eigehenden eRechnung einen Signaturschlüssel aufbewahren]

"der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden;"
[Alle o.g. Vorgänge müssen nochmal separat protokolliert werden]

"das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird."
[Auch hier müsste von jeder eRechnung das Zertifikat aufbewahrt werden]

Dies ist seit -eigentlich schon - seit 1. Januar 2002 gültiges Gesetz!
Es gab nun schon die ersten Betriebsprüfungen, wo die Nichteinhaltung zur Verwehrung des Umsatzsteuerabzuges und (verzinsbarer) Rückzahlung geführt haben!

Tut mir leid, aber diesen gesetzlichen Auflagen will und kann ich nicht nachkommen!

Deshalb bitte ich Sie, wie oben schon im Widerspruch mitgeteilt, mit künftig alle Rechnungen wieder ganz normal in Papierform zukommen zu lassen!

Ich bitte um schriftliche Bestätigung!

Mit freundlichen Grüßen!

Ich hätte den WIDERSPRUCH vielleicht nicht sooo ausführlich machen müssen , nur vielleicht "rüttelt" es "die" etwas mehr auf, und so habe ich auch für andere Foren nochmal den Zusammenhang erklärt, denn viele wissen wohl noch gar nicht, was hier für eine "Zeitbombe" tickt!

Uwe

[Sven]

Zitat von uwe.h

"Zeitbombe"

Man kanns auch übertreiben. Es ist immer so, dass derjenige, der sich nicht informiert, irgendwann auf die Schnauze fällt. Die Regelung ist lange genug bekannt und insofern sehe ich da auch keine Veranlassung dies hochzupushen. Wenn sich die Leute nicht selbst informieren => Pech gehabt

Aber nehmt diese Aussage bitte nicht persönlich; es ist nur meine Meinung.

[klugscheiß]Im übrigen steht das nicht in § 14 Abs. 1 UStG, sondern in § 14 Abs. 3[/klugscheiß]

[hi77]

Zitat von uwe.h

denn viele wissen wohl noch gar nicht, was hier für eine "Zeitbombe" tickt!

Ach ja, schon von der "digitalen Betriebsprüfung" gehört? Ist für dich bestimmt die nächste Zeitbombe...

[uwe.h]

... man kann auch mal die "Kollegen" für dieses Thema sensibilisieren, denn die meisten "mailen" wohl kräftig weiter ... und "Pech gehabt" is a bisserl "unkollegial" ;-)

Und lt. http://www.gesetze-im-internet.de/us...003115308.html steht in §14 Absatz 1, und ganz genau in Satz 2:
"Rechnungen sind auf Papierform oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektr. Weg zu übermitteln"

Uwe

[knud]

vielen dank für deinen verfassten widerspruch. ich bedanke mich! zum thema digitaler betriebsprüfung können wir uns ja hier nu auch noch auslassen …

[fridge]

Zitat von uwe.h

btw: Ist den der INHALT eine PDF-Datei oder eines FlashPapers nachträglich modifizierbar?

Definitiv ja!!!

Ausdruck gilt im übrigen auch nicht, auch wenn Du meinst der Ausdruck ist nicht als solcher erkennbar. Denn der Versender muss ja ein Versandprotokoll aufheben uas dem dann im zweifelsfall erkennbar wäre, dass es sich bei dieser RG um ein PDF-File handelte. Ob das allerdings quer geprüft wird??? Ich glaub es kaum.

[bosc]

Also, 1und1 fragt sich eine Bearbeitungspauschale je Rechnung in Höhe von 2,56 EUR, wenn man das ganze in Papierform haben moechte. Noch ein Grund mehr bei Telekom zu bleiben *gg
Mein Hoster fragt sich 5 Euro pro Papier Rechnung.

Da brenn ich die Original Rechnungen einmal alle halbe Jahre auf eine CD und gut ist, hoffe ich zumindest.

[uwe.h]

Zitat von bosc

Da brenn ich die Original Rechnungen einmal alle halbe Jahre auf eine CD und gut ist, hoffe ich zumindest.

Denkst´e ... habe eben eine Antwort des Bundesamt fuer Sicherheit
in der Informationstechnik erhalten. Nur mal ein kleiner Ausschnitt:

Neben den oben erläuterten Anforderungen
der [GoBS] für die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen, sieht die
[GDPdU] in Abschnitt II. 1. eine Reihe von speziellen Anforderungen für die
Behandlung elektronischer Rechnungen und Signaturen vor:
1. Pflicht zur Prüfung der Signatur
Vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung (z.B.
Verbuchen) muss die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die
Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft werden. Das
Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren.
2. Speicherung auf einem unveränderbaren Datenträger Die elektronische
Abrechnung muss auf einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen
nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren
Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich
sind.
3. Speicherung jeder Version bei Konvertierung
Bei der Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein
unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) müssen beide Versionen
archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet werden. Eine
konvertierte Version muss als solche gekennzeichnet werden.
4. Aufbewahrung des Signaturprüfschlüssels
Der Signaturprüfschlüssel muss aufbewahrt werden.
5. Aufbewahrung von Verschlüsselungsschlüsseln
Bei Einsatz von Verschlüsselungstechniken muss die verschlüsselte und die
entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der
elektronischen Abrechnung aufbewahrt werden.
6. Protokollierung der Verarbeitungsschritte
Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf.
Konvertierung sowie die weiteren Verarbeitungsschritte müssen protokolliert
werden.
7. Erfüllung der Anforderungen der GoBS
Die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme müssen den
Anforderungen der GoBS [GoBS] entsprechen. Hierbei sind insbesondere die
Dokumentation, das interne Kontrollsystem, das Sicherungskonzept und die
Aufbewahrung zu berücksichtigen.
Außerdem wird (vgl. [GDPdU]) verlangt , dass "das qualifizierte Zertifikat
des Empfängers aufbewahrt wird."

Leute ... DAS kann doch nicht wahr sein!!!
Und das NUR wegen der Vorsteuer; die Rechnung bleibt auch unsigniert als Betriebsausgabe absetzbar.

Ich werde wahnsinnig ... das ist doch UNDURCHFÜHRBAR ... zumindest für 90% der mittelständischen Betriebe! Das Versenden MIT Signatur ist ja noch das kleinste Problem, aber der ERHALT und die o.g. Prüfungs- und Dokumentationspflichten ... wer ist bereit das zu machen?

Hat jemand Kontakt zur überregionalen Presse oder TV, um diesen Verwaltungswahn mal zu Thematisieren? ... DAS kann doch nicht sein!


Uwe

[unclefu86]

Mir geht es genauso, 1 & 1 signiert genauso wenig wie freenet oder Hosteurope seine Rechnungen / Mails, was soll ich denn dazu sagen?
Ich meine, wenn DIE sich nicht dran halten, wieso muss ich mich dran halten?

@uwe.h (Beitrag #76): [IRONIE AN] Das ist ja witzig. *lol* [IRONIE AUS] Was nun? *gg*

Und dann haben mir hier einige Leute in diesem Forum übrigens Mist erzählt? Oder geht das weil ich in dem Fall sowieso keine "Vorsteuer" oder "Mehrwertsteuer" brauche?? Könnt ihr mir sagen, ob wir das brauchen?! Siehe hier: http://www.traum-projekt.com/forum/9...i-zeitung.html

@Stuck Mojo / Jan (Beitrag #46): Nun ja, aus meiner praktischen Erfahrung kann ich sagen, dass die bei den Banken längst nicht soweit sind, da ja v.a. die Karten nicht von Haus aus damit ausgerüstet sind, sondern „nachgerüstet“ werden müssen, auch wenn das relativ einfach ist!

Bei der Sparkasse musst du dazu aber z.B. komplett deine Karte tauschen, also ich müsste das, obwohl meine Karte erst etwas mehr als ein Jahr alt ist! Außerdem ist das selbst ohne Zeitstempeldienst(provider) mit enormen Kosten für die Banken verbunden, sodass mir geschlossen alle Banken (bis auf die Deutsche Bank) gesagt haben, dass Sie aus diesem Grund ohne Nachfrage das erstmal auf längere, nicht absehbare Zeit nicht anbieten werden! Wobei ich natürlich mir dann denke, dass bei entsprechendem Marketingeinsatz (Angst vor Unsicherheit bei Onlinekonten machen bzw. auf die „schlampige“ Konkurrenz machen ;D) das sich schon verbreiten würde, auch wenn es etwas kosten würde…nur glaube ich ist diese Idee dort bei den Banken noch niemandem gekommen oder die befürchten wirklich, dadurch eher Kunden zu verlieren oder abzuschrecken!...sehr schade…

Ach nebenbei: Das mit der Gesundheitskarte wird ein ziemlicher Schwachsinn. Siehe CCC-Vortrag…

Das sehe ich absolut ebenso. Der durchschnittliche Bundesbürger sieht es meiner Meinung nach aber ganz anders. Bestes Beispiel ist doch Online-Banking: mit HBCI-Smartcard + Klasse 3 Schreib-/Lesegerät könnte jeder seit Jahren sicheres Online-Banking betreiben. Aber die Leute wissen gar nichts von dieser Möglichkeit, wollen für Sicherheit kein Geld ausgeben (Schreib-/Lesegerät) und wollen es lieber bequem als sicher, sprich an jedem beliebigen unsicheren PC ihre PIN/TAN eingeben können.

Genau, das ist leider richtig!

Das "spielen" ist durchaus möglich! Schliesslich kann dir ein Programm ja auch vorgaukeln, dass es nun dein Dokument signieren will und in wirklichkeit ein ganz anderen Hash signieren lässt - woher willst du das wissen? Wenn das Produkt jedoch zertifiziert ist - oder die Herstellererklärung von der BNetz... veröffentlich ist, kann man davon ausgehen, dass das Programm korrekt arbeitet.

Unabhängig davon kann trotzdem was schief gehen, wenn man keinen Klasse 3 Reader hat und einem ein Trojaner oder sonstwas dazwischen geschmuggelt würde…

Und das mit den 20 € pro Jahr ist doch wohl (leider) ein Mythos!!! Die Gesamtkosten liegen bei 200 €, weil es ja noch mehr als die Zertifikatskosten gibt! Außerdem weiß ich nicht, was passiert, wenn ich mal meine Karte / PIN verliere oder wenn sonst etwas ist, weswegen ich die Karte umtauschen muss! Ist das Zertifikat dann weg? (Und damit das Geld?)

Ich habe gerade auf der S-Trust Seite gelesen, dass man das S-Trust sign-it Programm anscheinend glücklicherweise eben doch in z.B. Mozilla Thunderbird integrieren kann oder sogar muss! (http://www.s-trust.de/produkte_leist...n-it/index.htm)

@Poloatze (Beitrag #58 ): Kannst du mir bitte die Abkürzungen hier erklären: „Grds. müssen Unternehmer Rechnungen i.S.v. …“ Danke!

@uwe.h (Beitrag #86, #88, #89): Heißt das jetzt eigentlich, dass die o.g. PDF-Rechnungen per E-Mail auch dann ungültig bzw. nicht vorsteuerabzugsfähig sind, wenn man sie ausdruckt? Wie müsste denn dann die „ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung“ protokolliert sein – in diesem Fall?! Wer weiß da verbindlich mehr darüber?

@Beitrag #91: Uwe.h, hier frage ich mich auch nochmals, was ist denn mit einem (eigentlich nötigen) Zeitstempelserver? Wer mietet den zu welchen Kosten an und wer bietet den denn auch an?! Das Thema ist ja sowieso dermaßen heikel, aber eigentlich wäre volle Sicherheit nur gegeben, wenn man zusätzlich zu den genannten Auflagen als Versender / Unterzeichner einen solchen für seine PKI betreibt! D.h. im Endeffekt dass jeder der keine eigene PKI hat (Privatleute, KMU wahrscheinlich!!), sowieso schon mal das gesamte Thema vergessen kann, oder? Was meinen die anderen?

Ansonsten kann ich dir uwe.h nur sagen, dass du den Ausschnitt ja schon vorhin gepostet hast. Zum PDF-Format konkret: Ich denke schon, dass das ja DAS Archivierungsformat der Zukunft ist und wird! Oder gibt es hier Experten, die anderer Meinung sind? Deswegen würde ich dir empfehlen uwe.h, dass du dich mal mit dem Thema Dokumentenarchivierung / -Management beschäftigst, gibt es einige gute Bücher (u.a. bei Amazon) zu, soll ich dir was empfehlen? ;-) Aber ich gehe davon aus, dass du dich ja damit explizit nicht beschäftigen willst.

[Sven]

@Poloatze (Beitrag #58 ): Kannst du mir bitte die Abkürzungen hier erklären: „Grds. müssen Unternehmer Rechnungen i.S.v. …“ Danke!

grds. = grundsätzlich
i.S.v. = im Sinne von

Die Frage hat sich aber erledigt. Auch Kleinbetragsrechnungen unter 100 EUR benötigen eine digitale Signatur.

(Beitrag #86, #88, #89): Heißt das jetzt eigentlich, dass die o.g. PDF-Rechnungen per E-Mail auch dann ungültig bzw. nicht vorsteuerabzugsfähig sind, wenn man sie ausdruckt? Wie müsste denn dann die „ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung“ protokolliert sein – in diesem Fall?!

Genau das heißt es, weil du ja nicht bei einer ausgedruckten Rechnung nachvollziehen kannst ob diese eine Signatur hat oder nicht. Du musst diese Rechnungen auch elektronisch archivieren. Wie sich die Leute das vorstellen ob man die Dateien auf CD brennt weiß der Geier und ob diese Art im Verhältnis zum eigentlichen Ziel steht ist auch mehr als fraglich.

Wer weiß da verbindlich mehr darüber?

Vermutlich die Gerichte in ein paar Jahren.

Gruß
Sven

[unclefu86]

Zitat von Poloatze

Genau das heißt es, weil du ja nicht bei einer ausgedruckten Rechnung nachvollziehen kannst ob diese eine Signatur hat oder nicht. Du musst diese Rechnungen auch elektronisch archivieren. Wie sich die Leute das vorstellen ob man die Dateien auf CD brennt weiß der Geier und ob diese Art im Verhältnis zum eigentlichen Ziel steht ist auch mehr als fraglich.

Ok danke für die Erläuterung. Dazu: Na! Eigentlich mein ich ja die eh nicht signierten "Spasti"-PDFs von 1&1, Hosteurope und so weiter, die ich zugeschickt bekomme! Aber da gilt's ja noch mehr bzw. d.h. die sind sowieso schon ungültig wa? Aber ich meine, die könnte man doch an sich ausdrucken und einfach dann so an's Finanzamt geben (das war meine Frage), sind dann halt sowieso nicht als eRechnung gedacht gewesen sondern eher wie per Post geschickt. Oder? Irgendwie blick ich's nicht mehr! Ich meine wenn das jetzt so wäre, dass das auch nicht gilt, was läuft denn da eigentlich?! Große Volksverarsche? Jeder macht sein eigenes Recht?
Ich bin schon kurz davor uwe.h recht zu geben und mich dann doch so extrem von dem Thema abzuwenden, wenn das wirklich so "kundenfreundlich" gestaltet ist...

@all: Wenn noch jemand was zu den Fragen (u.a. ob ich da für unser Projekt so etwas wie Mwst. oder Vorsteuer brauche!...) aus meinem letzten Beitrag weiß (bes. uwe.h ) dann würde ich mich freuen! Danke!

*edit 04.07.2006* Ändert diese neue Möglichkeit hier etwas am gesamten Tatsachenbestand?
Und ist es richtig, dass ich für einen digitalen Rechnungsversand der SigG konform ist, ein zertifiziertes E-Mail Programm brauche?!

[uwe.h]

Hallo zusammen,

es tut sich was ...

Nachdem ich ANfang 2006 bei GMX (und Anderen) von "unsigniert per Mail" auf Postversand umgestellt hatte, kommt heute ein Brief von GMX, in dem die Umstellung auf "signiert per Mail" angekündigt wird. Wer weiterhin per Post bekommen möchte muss "Bearbeitunggebühren und Portokosten" tragen (bisher wurde mir kostenlos zugeschickt, und die künftigen Gebühren/Portokosten sind noch nicht in deren AGB aufgeführt, obwohl dorthin verwiesen wird).

Ich werde nun abermals widersprechen, da MEINE PFLICHTEN beim Erhalt signierter eRechnungen (fast) unerfüllbar sind (siehe meine beiden Post auf Seite 7 vom 6.1.06 und 7.2.06) ... also einfach ausdrucken und abheften is nich ...
*edit: Gerade hat mir GMX bestätigt, dass sie mir auch weiterhin die Rechnungen kostenlos per Post zuschicken ;-)

Wie seht Ihr das, oder haben sich die Pflichten des Empfängers mittlerweile geändert (Bürokratieabbau? ... ich glaub nich dran)

Gruß
Uwe

[uwe.h]

Zitat von unclefu86

*edit 04.07.2006* Ändert diese neue Möglichkeit hier etwas am gesamten Tatsachenbestand?

Dort steht in den FAQ z.B. unter

Welche Aufbewahrungspflichten habe ich?
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die elektronische Rechnung nebst Dokumentation der Signaturprüfung, Signaturprüfschlüssel, Zertifikat und ggf. weiterer Kryptographie-Schlüssel aufbewahrt wird. Insbesondere sind aber die teilweise sehr kurzen Haltbarkeitsdaten für elektronische Archivierungsmedien zu beachten.

Ich muss also immer noch die Signatur jeder einzelnen eRechnung PRÜFEN, diese Prüfung DOKUMENTIEREN, zukunftssicher ARCHIVIEREN usw usw ...

Nee Leute, DAS mach ich nicht!


Uwe

[fridge]

Hallo uwe.h

ich habe vor kurzem dazu mal einen Aufsatz gelesen. Schau' Dir mal den folgenden Link an:

Rechtsfolgen einer elektronischen Rechnung

Die Seite www.elektronische-steuerpruefung.de finde ich diesbezüglich sowieso sehr gut.

In dem Artikel wird aus meiner Sicht ganz hervorragend dargstellt, was eigentlich passiert, wenn ich elektronische Rechnungen versenden will oder erhalte.

Gruß
fridge

[Sven]

naja, von Tatbestandsirrtum (dürfte ohne nachzuschlagen § 16 StGB sein) hat der Knilch aber noch nichts gehört. Dieser sollte nämlich regelmäßig vorliegen und insofern kann niemals eine Steuerhinterziehung beim Rechnungsempfänger vorliegen.

... außerdem sollten Bußgelder abhängig vom Schaden des Staates sein und dieser sollte bei den ganzen Kleingewerbetreibenden hier im Forum so etwas von schwindend gering sein, dass der Erlass des Verwaltungsaktes bald mehr Kosten verursacht als das Bußgeld selbst. Die Wahrscheinlichkeit einer Ahndung ist somit schwindend gering und außerdem gibt es auch noch die GNOFÄ.

Im Anhang:
- Der Zugriff der Finanzverwaltung auf die EDV-Systeme
- Die elektronische Signatur