das lässt sich hier wohl kaum beantworten
zum einen ist das von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich geregelt (was ist gebührenpflichtig usw.)
und die Details regelt jede Kommune in einer eigenen, kommunalen Satzung (ich bin seit etlichen Jahren Kommunalpolitiker, darf mich mit unserer Satzung auch mal ab und an rumschlagen)
Das wirst du also nur im Gespräch mit deiner Stadtverwaltung klären können.
Wenn das erfolglos bleiben sollte: die meisten Kommunen haben eine "Beschwerdestelle", wo sich jeder dran wenden kann, der sich ungerecht behandelt fühlt.
Wenn es sowas bei euch nicht gibt, musst du dich leider vom Sachbearbeiter "nach oben" durcharbeiten (Amtsleiter, Dezernent, Bürgermeister)
Oder einen Kommunalpolitiker suchen, der sich der Sache annimmt


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