Sponsoring – Abwicklung (ABI – Zeitung)

[unclefu86]

Sponsoring – Abwicklung (ABI – Zeitung)

Sehr geehrte TP-Experten,

ich habe in Vertretung meiner Stufenkameraden und unseres ABI-Zeitungsteams bzw. der Sponsoring AG einige Fragen zum Thema Werbung:

Wir werden unsere ABI - Zeitung selbstverständlich über Anzeigen finanzieren. Wir haben bereits einige Unternehmen und Unternehmer in der Regio angeschrieben. Teils haben wir Zusagen / Antworten per Mail erhalten, die genauso formlos waren wie unser Anschreiben.

Ich überlege mir gerade, dass zwei Dinge rechtsverbindlich zu regeln sind:

1). Verbindliche Zusage, dass die Anzeige vom Unternehmen in unser 2006er ABI – Zeitung geschaltet wird (Damit mir da keiner „5 vor 12“ abspringt!) sowie 2). eine verbindliche Zusage (Zahlungsziel rechtsverbindlich machen?) über die Überweisung des Sponsorbetrags.

Hier stellt sich die Frage, wie wir dies formulieren müssten und ob hier eine Unterschrift reicht / nötig ist, um die zwei Punkte zu bestätigen?

Drittens stellt sich die Frage, wie die Praxisregelung im Unternehmensalltag aussieht, wann müssten die Unternehmen zahlen bzw. müssen wir in Vorleistung treten oder erhalten wir zuerst das Geld? Würde Zweiteres uns die Sponsoren vertreiben?

Drittens stellt sich die Frage, wie wir aus Gründen der Absetzbarkeit oder nur als reine Geste der Entlastung für das Unternehmen unsere Rechnung gestalten, d.h. wann kann ein Unternehmen oder ein selbstständiger Unternehmen seine Sponsoringbeiträge / Werbung absetzen? Es sei angemerkt, dass wir an sich ja eine nicht-kommerzielle Einrichtung / Magazin darstellen, werden wir dies durch die Anzeigen und wie wirkt sich das für beide Parteien aus? Muss von unserer Seite eine juristische (wenn das überhaupt geht) oder natürliche Persönlichkeit angegeben werden, um eine Absetzbarkeit zu ermöglichen?
Selbst wenn wir geschäftsfähig sind, stellt sich dann die Frage, ob wir überhaupt autorisiert sind eine Rechnung auszustellen bzw. wie diese aufgrund dessen gestaltet sein muss oder ob wir gar noch gesonderte Behördengänge erledigen müssen, um rechtmäßig diese Rechnungen (bis max. 200 €) auszustellen? Was ist mit Beträgen, von unseren vorgegebenen Angeboten abweichen (z.B. will jemand für einen runden Pauschalbetrag neben seiner Werbung in der ABI - Zeitung auch noch ein Banner am ABI - Ball aufgehängt bekommen (wofür er eben insgesamt mehr bezahlt, allein gesehen aber das Bannerformat im Vergleich als Einzelpreis deutlich unter Wert an den Sponsor „vergeben“ wird, sodass er rein Preis / Leistungsmäßig „gut“ dasteht.)), muss man dabei etwas beachten?

Ich danke recht herzlich für Ihre Hilfe!

Mit freundlichen Grüßen

"UncleFu86"
i.A. ABI - Zeitungsteam

[jensds]

Hej Philipp,

habe in dem Thema schon etwas "Erfahrung" durch die Erstellung mehrerer Schülerzeitungen sowie der momentanen Planung einer Abizeitung.
Bei uns läuft das folgendermaßen:
Zuerst schreiben wir – wie ihr auch – die Unternehmen per E-Mail an. Hier direkt schon ein kleiner Tipp für euch: Wir haben bislang die Erfahrung gemacht, dass Sponsoren, die nicht aus dem lokalen Bereich kommen schneller bereit sind, eine gute Zeitung zu sponsoren und auch bei der Abwicklung – verständlicherweise – deutlich schneller und zuverlässiger sind als lokale Unternehmen, was weiterhin den Vorteil hat, dass ihr nicht auf qualitativ schlechte Anzeigen bauen müsst. Nur als Beispiel: MTV, Adobe, die Bundeswehr, Duden, Brockhaus, Mentor Verlag, Reclam, Techniker Krankenkasse, AOK & O² sind druchweg Unternehmen, mit denen wir positive Erfahrungen machen konnten. Allerdings müsste ihr für 10 Zusagen sicherlich auch 200 Mails schreiben, soviel zu Kehrseite...
Nun aber zu deinen spezeillen Fragen:
Habt ihr von den Unternehmen nun eine Zusage nach dem Motto "wir siind dabei" per Mail bekommen, seid ihr für die Sciherheit dieser Zusage verantwortlich. Das heißt für euch: Ein Anzeigenvertrag (mehr dazu auf der Homepage der Jugendpresse Deutschland: http://www.jugendpresse.de/) ist hier ein Muss. Dieser sollte neben den Spezifikationen und Preisen der Anzeige auch die Art der Anzgie, die Platzierung, das Erscheinungsdatum, den Liefertermin für die Anzeige, alle Infos (Name, Firma, Adresse, Rufnummern, Kontodaten etc.) des Auftraggebers aber auch von euch, sowie eine beidseitige Unterschrift enthalten. Rechtlich gesehen bin ich nicht völlig sicher, ob hier noch etwas fehlt, dazu findest du aber auf der o.g. Seite genügend Informationen.
Die Bezahlung läuft immer im Nachhinein, sprich: Der Sponsor überweit das Geld erst, wenn ihm ein Belegexemplar vorliegt. Hat zwar für euch den Nachteil, dass ihr das gesamte Geld vorstrecken müsst, aber durch den Vertrag ist eine sichere Zahlung gewährleistet. Vielleicht ein kleiner Tipp aus Erfahrung: Mit Sponsorvermittlern wie Edusponsor wär ich vorsichtig, da hier oftmals mehrmaliges Hinterhertelefonieren notwendig ist. Kann sich aber auch um einen Einzelfall gehandelt haben...
Zu der Absetztbarkeit kann ich dir leider nichts sagen, bislang hat sich allerdings kein Unternehmen bei mir diesbezüglich erkundigt...

Hoffe, ich konnte dir ein wenig weiterhelfen,
Viele Grüße,
Jens

[unclefu86]

Grüß dich Jens,

danke für deine Hilfe!
Absetzbarkeit soll anscheinend nicht unser Problem sein, ok. Sponsorvermittler nutzen wir nicht. Bisher haben wir Briefe statt Mails geschrieben, meinst du überregional sollten wir Mails schreiben und bekommen darauf auch "verwertbare" Antworten?
Sollten wir denen ein ausdruckbares / ausfüllbares PDF Dokument per Mail schicken oder ein vorher von uns einseitig unterschriebenen Anzeigenvertrag per Post? Und sollen die dann den (bzw. die eine Anfertigung von zweien) an uns zurückschicken per Post oder?

Gut ist, dass du meinst, wir sollten erst nach Mail / mündlicher Zusage mit dem Anzeigenvertrag raus, schlecht ist: 1). Wir müssen teils nochmal hin (persönlich, mit Auto o.ä. kostet Zeit und Geld, waren ja teils schon persönlich da, haben wir halt vorher nicht richtig dran gedacht , ist MIR allein heute zufällig so gekommen, dass das mit der Verbindlichkeit heikel sein könnte) und 2). haben wir auf jeden Fall bei den bisherigen Zusagen schon Preise usw. festgesurrt, d.h. wir können die Kostenstruktur nicht mehr ändern, wobei wir eigentlich ganz gut liegen aber wir halt auch den Anzeigenvertrag im Bereich Auflage und Seitenzahl verbindlich festlegen müssen, was ich halt für problematisch halte, weil wir das nicht zu 100% genau festlegen können. Sollten wir dementsprechende AGBs (dass die Sponsoren einen nicht anstressen, wenn die ABI Zeitung nur 160 statt 180 Seiten hat und nur 350 Stück statt 400 gedruckt werden?) einfügen? Wie bekomme ich die rechtsgültig überprüft, ich meine ich kann ja nicht einfach so was mir selbst ausdenken, oder?

Das mit dem Geld vorlegen wird noch ein Spaß, hat irgendwie keiner so Recht bedacht, aber es wäre ja schon extrem fahrlässig, wenn wir darauf spekulieren, dass die Sponsoren im Zahlungszielzeitraum des Druckers auch alle ihre Rechnung bezahlen. Hier würde aber der Anzeigenvertrag zu Mindestens rechtlich zwingend wirken können, oder? (d.h. bis dann muss gezahlt werden und wer später zahlt kann zu Mindestens Verzugszinsen bzw. einen berechtigten Rüffel kassieren, wobei das ja für uns noch viel mehr Stress und Kosten bedeuten würde...) ...Denke ich zu pessimistisch?

*edit*

Was mir gerade auffällt: Das ist ja ein Anzeigenauftrag, d.h. die Rechnung läuft also doch nochmal gesondert?!
Sollte ich die Konditionen bzw. Rechnungsfälligkeit aber auf dem Anzeigenauftrag selbstverständlich auch vermerken?
Könnte ich ggfs. dann wenn der Anzeigenauftrag entsprechend aufwändig ausgearbeitet ist, in der Rechnung nur noch auf diesen und die AGB verweisen und eine schlichte, formlose Rechnung (mit dem Hinweis "ohne Mehrwertsteuer") stellen?

[ratze]

Zitat von jensds

Nur als Beispiel: MTV, Adobe, die Bundeswehr, Duden, Brockhaus, Mentor Verlag, Reclam, Techniker Krankenkasse, AOK & O² sind druchweg Unternehmen, mit denen wir positive Erfahrungen machen konnten.

(...)

Ein Anzeigenvertrag (mehr dazu auf der Homepage der Jugendpresse Deutschland: http://www.jugendpresse.de/) ist hier ein Muss.

(...)

Mit Sponsorvermittlern wie Edusponsor wär ich vorsichtig, da hier oftmals mehrmaliges Hinterhertelefonieren notwendig ist...

Ähm... das klingt heftig! Wenn ich da an unser Abschlußheft vor sechs Jahren denke, da haben wir Bäckerei X und Autowerkstatt Y gefragt, kurz was unterschreiben lassen, das Geld kassiert und gut is Haben sich die Zeiten so schnell so sehr geändert oder übertreibt ihr es ein bißchen?

[jensds]

Hej Phillip,

Ich denke sowieso, dass Mails die bessere Alternative sind. Zum einen erreicht ihr viele Unternehmen so schneller, kostengünstiger und effizienter, andereseits haben auch die Unternehmen für die Antwort weniger Kosten und sie können besser reagieren. Daher würde ich in jedem Fall auf Mails setzten, v.a. überregional.
Wir haben das so gereglet, dass bei Interesse von uns ein Anzeigenvertrag per PDF, also per Mail, versandt wurde, der entweder per Post oder per Fax zurückgeschickt werden konnte – hat bislang in jedem Fall ohne Probleme funktioniert.

Die Festlegung auf Seitenzahlen etc. finde ich auch porblematisch, da ihr aber bislang hauptsächlich auf lokale Unternhemen gesetzt habt, denke ich, dass sich hier vielleicht durch einen nachträglichen Vertag vielleicht noch einen Offenheitsskala öffnen lässt. Die Auflage sollte ihr dennoch festlegen, da diese schon – und besonders für überregionale Sponsoren – von Interesse ist. Wir haben diese Probleme, auch die mit den AGBs so gereglt, dass wir gleich bei der Anfrage sog. Mediadaten als PDF mitgesandt haben, in denen dann ein kurzes Anschreiben, die technischen Details zur Anzeige (Größe, Dateiformat etc.), eine Preisliste, Kontaktdaten und eine kurze Beschreibung des Projekts zu finden waren. Allein schon durch eine solche vorgehensweise lassen sich einige Sponsoren berzeugen, da so eine Gewisse Glaubwürdigkeit bezüglich des Engagements und der Qualität entsteht.
Rechtsgültig wirst du diese zwar nicht alleine hinbekommen – haben wir nebenbei auch nicht – aber durch die Unterschrift stimmt der Auftraggeber deinen Formulierungen ja zu (solltet ihr übrigens auch im Vertrag vermerken), was dich zumindest halbwegs absichert.

Bezüglich der Kosten: Der Anzeigenvertrag hat Rechtswirkung, d.h. ihr könnt sogar in den AGBs Mahnspesen für verspätete Zahlungen festlegen. Solltet euch aber vorher gut über die Thematik informieren bzw. einfach auf die Sponsoren vertrauen...

Richtig, das erste PDF ist nur der Vertrag, die Rechnung erfolgt dann immer mit dem Belegexemplar. Das sollte aber schon auf dem Vertrag vermekrt werden – ebenso wie die Zusicherung eines solchen Exemplars.
Rechnungsfälligkeit etc. gehören aber definitiv auch in den Vertrag, die Rechung ist nur formal, verweisen reicht also. Am einfachsten: Druchnummerieren.

Viele Grüße,
Jens

PS: Hej Ratze,

hmm, hat wahrscheinlich beides was wahres. Größtenteils werden schon noch Lokalsponsoren per Handschlag genommen, da wir aber gern 4/4 farbig drucken und Duden sich nunmal besser macht als Bäckers Brotkorb – warum nicht einfach mal nachfragen? Die Mühe wird anscheinend auch entlohnt. Aber mit dem übertreiben: Unrecht hast du auch nicht... Freut mich daher umso mehr, dass unsere Rechnung aufgeht – vielleicht können auch Folgejahrgänge dann davon profitieren.

[jensds]

(Tschuldigung für den Doppelpost, war ein Versehen... Wenn jemand weiß, wie sich der Post löschen lässt – bitte ebscheid sagen)

[unclefu86]

Wenn die mir das zurückschicken, ist da wirklich ein Fax genug (ist das rechtsverbindlich, nee oder?)? Fax halte ich auch deswegen nicht für sinnvoll, weil ich ja auch noch unterschreiben muss und ein zweimal rumgefaxtes Dokument, ob das noch akzeptabel ist?

Grundsätzlich die Frage, da ich selbst leider keine qualifizierte elektronische Signatur habe (ist ja hier in der BRD echt ne Sache das zu bekommen und sauteuer! *grml*) und ich sowieso nicht der Unterzeichner sein werde, muss ja der Unternehmer zuerst unterschreiben. Macht der das?
Also ich dachte, dass die dann die zwei unterschriebenen Dokumente an uns schicken und beide von uns unterschrieben werde und eines an die zurückgeht, als Beleg?

Thema Medienbruch: Könnten wir das dann auch von uns unterschriebene Dokument einscannen und denen zurückmailen oder muss es das Originalpapier sein? Oder könnte umgekehrt das Unternehmen den Vertrag digital mit (s)einer Signatur unterzeichnen, wir dieses ausdrucken und per Hand unterzeichnen und trotzdem wären beide gültig? Fragen über Fragen...

[jensds]

Hej,

also so schwer haben wir es uns nicht gemacht – die Methode mit dem Fax war am einfachsten und auch noch in Ordnung. Rechtsbindend ist das glaube ich schon...
Bei uns haben die Frimen kein Problem damit gehabt zuerst zu unterzeichnen.
Wie das mit der digitalen Signatur ist: Keine Ahnung, tut mir leid...

Viele Grüße,
Jens