Rechnung per Mail unzulässig?

[DOB]

Hallo,

ich habe eine Frage zur einem (vermeindlich) neuen Gesetz: Bisher versende ich Rechnungen nicht per Post sondern per Email (als PDF) und habe das auch so in meinen AGB festgelegt.

Jetzt macht ein Kunde Stress, dass es seit 1.1.2004 ein neues Gesetzt geben würde wonach ich verpfichtet sei die Rechnung per Post zu versenden (weil sie nicht digital signiert ist).

Gibt es dieses Gesetz wirklich und wo genau ist das dann nachzulesen?

Gruß,
DOB

[hezen]

In diesem Thread findet sich z. B. etwas dazu

[mrx]

Und aus dem Thread, den hezen genannt hat geht folgendes hervor:

Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.

Wenn der Kunde deinen AGBs zugestimmt hat, sollte es also keine weiteren Probleme geben...
Wie hat der Kunde den vorm dem Gesetz auf die elektronischen Rechnungen reagiert? Hat er schon mal schriftlich Mitgeteilt, dass er sie doch lieber per Post haben will? Dann könnte es natürlich doch noch bremslich werden...



mrX

[hezen]

Original geschrieben von mrx
Und aus dem Thread, den hezen genannt hat geht folgendes hervor: Wenn der Kunde deinen AGBs zugestimmt hat, sollte es also keine weiteren Probleme geben...

Augenblick, das stimmt nicht so ganz:

Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder

2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen As-pekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338 S. 9, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg ü-bermittelt wird.

... aus: Paragraf 14, Absatz 3 UStG

[Deacon Frost]

war da nicht auch noch was von wegen 10 Jahren archivieren ist Pflicht???

[Thomas]

na und?
ob und wie der Kunde seiner Archivierungspflicht nachkommt, ist doch sein Problem
er kann sich die "e-Rechnungen" (meist wohl pdf-files) ja ausdrucken und abheften (ich tue das)

[db-newmedia]

...eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz...

Mal ganz dumm gefragt: Wo bekommt man so etwas bzw. wie macht man das

Würde mich jetzt auch mal interessieren, da ich wohl auch mehr Rechnungen per Mail versenden werde.



Gruß
Diana

[Jehu]

Da ich gerade selbst damit konfrontiert bin, hier mal ein paar Links zu Thema:

http://europa.eu.int/comm/taxation_c...g_rules_de.htm
http://www.akademie.de/fuehrung-orga...echnungen.html
http://bundesrecht.juris.de/bundesre...1980/__14.html
http://www.jurpc.de/aufsatz/20020099.htm

Wie man das in der Praxis umsetzen kann ist wohl z. Zt. am einfachsten über GnuPG und Konsorten zu lösen - oder?

http://www.akademie.de/grundlagen-co...t-roboter.html

http://www.helmbold.de/pgp/pgp6.5/signieren.htm
http://www.gnupg.org/(en)/howtos/de/GPGMiniHowto-5.html

SecurSign dürfte den meisten wohl zu teuer sein

Hat jemand sonst noch ne Idee dazu?

[fwc_tommy]

Wenn er sie unbedingt per Post haben möchte, dann mach ihm doch den gefallen. Ist doch kein Problem.

[Jehu]

Laut dem Hersteller meiner Rechnungssoftware (Webfakt) müssen PDF-Rechnungen laut UStG §14 (Fassung von 01.01.2004) nicht signiert werden. Ich kann dies dem Gesetzestext allerdings so nicht entnehmen...

Ich bräuchte da jetzt echt mal ne handfeste Info...

[Epic]

Rechnungen , die per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur übermittelt werden, will die Finanzverwaltung für Zwecke des Vorsteuerabzugs anerkennen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

- Die Rechnung wird durch den Rechnungsaussteller in einem Verfahren erstellt und abgesandt, das es dem Rechnungsempfänger lediglich ermöglicht, das Dokument unverändert auszudrucken und abzuspeichern, also eine elektronische Verarbeitung ausschließt. Dies gilt für Grafik-Dateien bzw. pdf-Dateien.

- Der Rechnungsaussteller und der Rechnungsempfänger müssen jeweils die mit der E-Mail übermittelte Rechnung ausdrucken und aufbewahren. Auf dem Ausdruck ist ein Hinweis anzubringen, an welchem Tag das Dokument per E-Mail versandt bzw. empfangen wurde.

- Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger haben die versandte bzw. empfangene E-Mail in der ursprünglichen Form elektronisch zu archivieren.

Gruß Epic03

[Jehu]

Hi Epix,
Diese Lösung ist einleuchtend.
Hast du dazu auch eine Quellenangabe, die ich meinem Kunden nennen könnte?

[Epic]

Mein Beitrag spiegelt die mir vorliegende Literaturmeinung wieder. Ein entsprechendes Gesetzt gibt es dazu nicht soweit ich weiß und eine eventuelles BMF Schreiben zu genau diesem Punkt ist mir leider nicht bekannt. Da es aus meiner Sicht auch eher um den Vorsteuerabzug geht ist dieses ganze Thema in der Prakis auch eher zu Vernachlässigen, da kein Prüfer den Vorsteuerabzug verwähren wird wenn er keinen Guten Anhaltspunkte dafür hat das die erstellte Rechnung nicht in Ordnung sein könnte. Was die Gültigkeit im Streitfall bei einem Zivilprozess angeht wäre das ein anders Thema zu dem ich leider keine Sicheren Auskünfte geben kann. Wichtig im obigen Fall ist jedenfalls das der Unternehmer der Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg zustimmen muss. Wobei ein Schweigen auch als Zustimmung gewertet wird. Ansonsten gilt Rechnung per Post schicken.

Gruß Epic03

[Jehu]

ok. Bin zufrieden... Danke.

[Jehu]

Hi,

ich habe vor einigen Tagen auf den Beitrag bei Akademie.de mal definitiv dort nachgefragt, ob PDF-Dateien von der Signaturpflicht ausgeschlossen werden können (wie man mir mitteilte, siehe oben). Wir sind ja hier schon zu dem Schluß gekommen, dass es wohl nicht so sein kann, trotzdem hier noch die Antwort:

Sie fragen:

> betrifft die Signaturpflicht auch Rechnungen im PDF-Format?

Definitv ja, das sollte bei Lektüre des Beitrags, auf den Sie sich
beziehen, eigentlich klar geworden sein:

+++++++++++++ Z I T A T +++++++++++++
Elektronische Rechnungen: Nur gültig mit "digitaler Signatur"?
http://www.akademie.de/direkt?pid=13335
+++++++++ Z I T A T - E N D E +++++++

Sehr freundlich...

PDF-Dateien lassen sich ebenso einfach ändern wir die genannten
anderen Formate - auch wenn die dafür erforderlichen Werkzeuge nicht
ganz so verbreitet sind. Noch einmal: Ja, auch PDF-Rechnungen sind
laut Gesetz nur mit elektronischer Signatur vorsteuerabzugsfähig!
Welche Rechtsfolgen fehlende Signaturen bei einer späteren
Betriebsprüfung haben und ob der Vorsteuerabzug rücksichtslos
aberkannt wird, ist noch nicht ausgemacht. Auf der sicheren Seite sind Sie derzeit jedenfalls nur mit signierten oder Papierrechnungen.

Freundliche Grüße

Leuchtet ja auch ein. Immerhin soll die Signatur die Fälschungssicherheit bezwecken.

So long
Jehu