Wichtiges zur Fahrtenbuchführung für Unternehmer

[Epic]

Fahrtenbuchführung

Hinweise zur Ergänzung eines unvollständigen Fahrtenbuches.

Lt. Geltenden Rechtsprechung ist ein Fahrtenbuch nur dann als Ordnungsgemäß anzusehen wenn folgende Angaben enthalten sind:

- Datum der Fahrt
- Kilometerstand bei Beginn der Fahrt
- Kilometerstand bei Ende der Fahrt
-
Für die betrieblichen Fahrten extra zu erfassen:

- Reiseziel
- Reisezweck
- Aufgesuchter Geschäftspartner

Strittig ist bislang in wie weit fehlende Angaben im Nachhinein durch die Vorlage von anderen Belegen (z.B. Tankbelegen, Bewirtungskosten, Gesprächsnotizen etc.) im Prüfungsfall nachgeholt werden können. Erst recht strittig ist dieses Thema seid bei einem nicht Ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch die 1% Regelung droht.

Einige Finanzgerichte haben bereits entschieden das geringfügige Mängel bei der Fahrtenbuchführung bei ansonsten ordnungsgemäßer Führung des Fahrtenbuches durch die Vorlage von andern Belegen ergänzt werden können. Insbesondere Betrifft das Angaben wie Reisezweck oder die Namen der besuchten Personen, aber auch das nur solange dadurch nicht der Zweck des Fahrtenbuches (leichte und schnelle Überprüfung der Geschäfts- und Privatfahrten) gefährdet wird. Das Finanzgericht Berlin hat jetzt in einem aktuellen Urteil die bisherige Rechtsprechung bestätigt (Urteil vom 16.9.03, AZ.: 7 K 7400/02-rechtskräftig)

Für die Praxis sollte jeder der ein Fahrtenbuch führt darauf achten das sämtlichen Angaben im Fahrtenbuch stehen um Streitigkeiten im Prüfungsfall zu vermeiden. Gerade bei Pkws die einen hohen Listenpreis haben kann es zu sehr empfindlichen Nachzahlungen kommen sollte das Fahrtenbuch verworfen werden.

Besonders Hinweisen möchte ich noch darauf, das bei Angabe des Reisezwecks Angaben wie Geschäftsessen oder Kundenbesuch nicht ausreichend sind. Es sollte auf jeden fall der Name des Kunden genannt werden und ein Hinweis auf den Geschäftlichen Hintergrund des Besuches.

Gruß Epic03

[cantopop]

Zitat von Epic

Für die betrieblichen Fahrten extra zu erfassen:

- Reiseziel
- Reisezweck
- Aufgesuchter Geschäftspartner

Wie gehe ich denn vor, wenn ich beispeilsweise zum Flohmarkt oder zu einer Filmbörse fahre - dort habe ich ja keinen direkten Geschäftspartner, den ich aufsuche?

Und: Was muß ich denn genau angeben bei "Aufgesuchter Geschäftspartner" - nur Name, oder auch genaue Adresse?

[spl]

Wie sieht das eigentlich aus, wenn man kein eigenes Auto hat. Meine Frau und mein Schwiegervater haben Autos und die stehen für alle vor der Tür. Ich fahre mal mit dem einen und man mit den anderen.
Bisher hat mich das nicht gestört, aber jetzt habe ich eine Baustelle und igrendwann steht die Bauleitung an = viele km!!

Was muss ich tun?

Wie gebe ich das überhaupt in die A/Ü-Rechung ein??

Was ist mit meine Partner? Ich habe mich mit 2 anderen für dieses Projekt zu eine Art ARGE zusammengetan. Die sind Freiberufler und werden von mir am Gewinn beteiligt. Rechnen die Ihre km über die Steuererklärung ab, oder ist es besser ist zahle Ihnen die km und reduziere damit den Gewinn?

Da ist fast weiß wer die erste Antowrt gibt: Danke Epic

[Epic]

Wie gehe ich denn vor, wenn ich beispeilsweise zum Flohmarkt oder zu einer Filmbörse fahre - dort habe ich ja keinen direkten Geschäftspartner, den ich aufsuche?

Dann schreibst Du halt rein das Du zum Flohmarkt oder zur Filmbörse gefahren bist. Grund für diese Fahrten werden wohl meist Wareneinkäufe sein, die dann durch Deine Aufzeichnungen des Wareneingangs untermauert werden. Handelt es sich um Messebesuche oder ähnliches lassen sich die Fahrten ebenfalls durch externe Belege nachweisen z.B. Messeeintrittskarten, Benzinquittung ect.

Und: Was muß ich denn genau angeben bei "Aufgesuchter Geschäftspartner" - nur Name, oder auch genaue Adresse?

Da Du bereits das Reiseziehl angeben musst wäre die Angabe der Adresse bei "Augesuchter Geschäftspartner" Doppelt und daher unnötig.

Gruß Epic03

[Epic]

Wie sieht das eigentlich aus, wenn man kein eigenes Auto hat. Meine Frau und mein Schwiegervater haben Autos und die stehen für alle vor der Tür. Ich fahre mal mit dem einen und man mit den anderen.
Bisher hat mich das nicht gestört, aber jetzt habe ich eine Baustelle und igrendwann steht die Bauleitung an = viele km!!

Was muss ich tun?

Dann schreibst Du ebenfalls ein Fahrtenbuch. Allerdings dann nur über die betrieblich veranlassten Fahrten mit Angabe welches Fahrzeug genutzt wurde. Was den Pkw Deiner Frau angeht ist es unproblematisch, da Ihr wohl Eure privaten Kosten teilt bzw. aus Eurem gemeinsamen Einkommen bezahlt, aber mit dem Pkw Deines Vaters.... da kannst Du nur Kosten abziehen wenn Dir auch wirklich welche entstanden sind ggf. wäre ein Vertrag über die Nutzungsüberlassung Zu selbstkosten Ratsam. Das Fahrtenbuch kannst Du dann auch als Grundlage für die Weiterberechnung an Deine Geschäftskunden verwenden. Falls Du die einzelnen Fahrten nicht für Deine Rechnungen benötigst und nur geringe Fahrten anfallen kannst Du auch einen Betriebskostenanteil (vorsichtig) schätzen. Im Prüfungsfall können diese Schätzungen zwar gestrichen werden wenn sie nicht Glaubhaft sind, aber mir ist das in meiner Praxis bisher noch nicht passiet. Viele Steuerpflichtige scheuen sich einfach davor ein Fahrtenbuch zu schreiben weil es unbestritten viel Arbeit macht und bei nur geringen Kosten zum Teil einfach unverhältnissmäßig viel Aufwand darstellt.

Wie gebe ich das überhaupt in die A/Ü-Rechung ein??

0,30 Cent ab 2004 pro gefahrenen Km Buchung: Km Geldersatz Unternehmer an Privateinlage

Was ist mit meine Partner? Ich habe mich mit 2 anderen für dieses Projekt zu eine Art ARGE zusammengetan. Die sind Freiberufler und werden von mir am Gewinn beteiligt. Rechnen die Ihre km über die Steuererklärung ab, oder ist es besser ist zahle Ihnen die km und reduziere damit den Gewinn?

Da Deine Partner nur am Gewinn beteildigt sind hast Du mit ihren Betriebsausgaben nichts zu tun. Sie können Ihre Ausgaben in ihrere eigenen Gewinnermittlung geltend machen. Bitte erkundige Dich weiter über die Arbeitsgemeinschaft unter bestimmten Umständen müsst Ihr hierfür eine eigene Gewinnermittlung und Steuererklärung erstellen. Du solltest hierfür Deinen Steuerberater aufsuchen der Deinen Fall genau kennt, da ich nur Grundsätzliche Hinweise geben kann.

Gruß Epic03

[spl]

Ein Freund von mir ist Steuerberater und der hat auf die Möglichkeiten mir geantwortet, das eine eigene A/Ü für die ARGE zwar gut wäre, aber es auch über meine geht, wann wir eine mini-A/Ü für die Gewinnermittlung mache (intern). Geht so wie ich verstanden habe auch nur, weil meine Partner Freiberufler sind (sind sie wirklich : Architekten!).

Eine Nachfrage zu km Geldersatz Unternehmer an Privateinlage:
Ich buche also für jeden km 30ct als Privateinlage? Ich nutze Wiso und kämpfe mich eh noch mehr oder weniger da durch. Nur das ich es richtig versteh:
Habenkonto 1890 Privateinlage
Sollkonto 4670 Reisekosten Unternehmer

[Epic]

Eine Nachfrage zu km Geldersatz Unternehmer an Privateinlage:
Ich buche also für jeden km 30ct als Privateinlage? Ich nutze Wiso und kämpfe mich eh noch mehr oder weniger da durch. Nur das ich es richtig versteh:
Habenkonto 1890 Privateinlage
Sollkonto 4670 Reisekosten Unternehmer

Sorry ich dachte ich hätte es ganz eindeutig geschrieben, deshalb ist mir Deine Nachfrage bisher entgangen :-))
Du hast es aber richtig verstanden: 0,30 Cent pro gefahrenen Km Buchung Soll an Haben = Km Geldersatz Unternehmer an Privateinlage

Gruß Epic03

[Levis]

Und als Software benutzt man am besten Fahrtenbuch genial!

[Epic]

Bei der Nutzung von Software zur Erstellung Eurer Fahrtenbücher ist absulute Vorsicht geboten. Das Finanzamt bindet ganz strenge Vorschriften an solch eine Software. Eine spätere manipulation solch eines Fahrtenbuches muss nahezu ausgeschlossen sein. Man hat in den letzen Jahren bei 3 Mandanten von mir die Fahrtenbücher verworfen die mit so einer Software erstellt oder in einer Excel Tabelle geschrieben worden sind. Seid dem rate ich jedem davon ab lieber per Hand schreiben.

Gruß Epic03

[Levis]

Also ich hab noch keine Beschwerden o.Ä. erhalten. Eine Kundin berichtete mir z.B. von einer Geschäftsprüfung, wo alles gut gelaufen ist.

[Epic]

Ein Prüfer hat bei jeder Prüfung unterschiedliche Schwerpunkte die er Prüft, so das eine Prüfung alleine keine Gewähr darstellt. Auch gibt es ganz Nette Prüfer die sich an sowas nicht stören selbst wenn sie es sehen. Ändert aber alles nichts an dem Grundsatz. Es geht schon los das ein Fahrtenbuch ständig geführt werden soll (also vor jeder Fahrt und am schluss jeder Fahrt) das ist bei so einem Programm schon nicht gewährleistet, was für den Prüfer schon ein Grund sein kann das Fahrtenbuch als nicht Ordnungsgemäß zu bezeichnen (Gerichtlich noch nicht entschieden). Aber das ist alles Theorie. In meinem Fall Pech das ein paar Mandaten von mir dadurch erhebliche Steuernachteile hatten. Soll jeder selber entscheiden ob er das Risiko, wie groß es auch immer sein mag, eingehen möchte. War mir nur wichtig meine Erfahrung mit dem Thema hier nochmal zu erwähnen.

Gruß Epic03

Nachtrag: Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus die selben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Die Anforderungen, die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellen sind, wurden in einem Schreiben des Bundesministerium der Finanzen festgelegt.
Das Finanzgericht Baden/Württemberg bestätigt diese Auffassung: Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß geführt, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind, zumindest aber dokumentiert werden. Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, ist ein Nachweis der privaten Nutzung durch dieses Fahrtenbuch ausgeschlossen. Es ist ferner dann nicht mehr zu prüfen, ob das Ergebnis dieses Fahrtenbuchs inhaltlich richtig sein könnte (Quelle: http://www.ktax.de/deutsch_aktuelles...20Fahrtenbuchs ).

Wenn Dein Programm diese Voraussetzung erfüllt ist ja alles bestens

[Alexander Urban]

Das erfüllt kein Programm, da man die gespeicherten Daten mittels Re-Engineering immer herausbekommen und verändern kann. Ganz anders geht das bei Fahrtenbüchern aus Papier: Nachträglich nicht so leicht zu ändern, aber ganz neu zu machen